04 Erros Mais Cometidos na Gestão Financeira das Transportadoras

Quem possui uma transportadora ou é profissional autônomo no ramo do transporte de carga encontra uma série de dificuldades para realizar uma boa gestão dos recursos financeiros do seu negócio. Segundo a Pesquisa Perfil dos caminhoneiros 2016, realizada pela CNT, estima-se que 44,8% dos caminhoneiros brasileiros possuem dívida vencida ou a vencer, sendo que 86,8% deles percebeu uma diminuição da demanda pelo transporte de cargas em 2015. Para completar, 40,1% dos entrevistados acreditam que o valor do frete não cobre os custos de se trabalhar com o transporte de carga no Brasil.

Muito deste cenário é atribuído ao mau momento que a economia nacional vem atravessando nos últimos anos, mas existem alguns cuidados que o empresário do transporte de cargas pode tomar para ter melhores resultados financeiros. Selecionamos os 04 erros mais cometidos na gestão financeira das transportadoras para explicar como não cometê-los mais e ter um melhor desempenho em suas finanças de agora em diante. Confira nossas sugestões!

Erro #1 - Não registrar as operações realizadas

A chave para uma boa gestão financeira das transportadoras está no registro. É importante registrar cada detalhe relativo aos investimentos e custos necessários para desempenhar as operações da sua empresa e assim conseguir analisar como vai sua saúde financeira ao longo do tempo. Embarques, coletas e entregas englobam uma série de operações menores que precisam ser bem pontuadas e contabilizadas.

As transportadoras que não realizam o registro de suas operações são incapazes de identificar, exatamente, quanto dinheiro está entrando e quanto está saindo do caixa, para realizar um fluxo financeiro eficiente e voltado para aprimorar o desempenho geral do negócio.

Não importa se você é um transportador autônomo ou se possui uma empresa com centenas de funcionários, hoje é possível contar com uma boa variedade de ferramentas para realizar o registro de suas operações e assim conseguir controlar seu desempenho empresarial ao longo do ano. O ideal é registrar os diferentes tipos de ativos e passivos, utilizando uma boa ferramenta de gestão, e ao final de cada período realizar um balanço para determinar onde é possível lucrar mais.

Erro #2 - Não acompanhar o processo de entrega

O processo de entrega é levado muito a sério pelos clientes e é determinante para que haja uma nova contratação de seus serviços de transporte. Desde o início da expedição, até a chegada da carga em seu destino, existe uma série de custos envolvidos, seja direta ou indiretamente, como os custos com embalagem, veículos, pessoal, a área para ordenar as encomendas, as documentações necessárias para a realização da entrega e muito mais.

Também é essencial para o cliente acompanhar cada uma das etapas do processo de entrega, pois a maioria se planeja para receber a mercadoria. Dessa forma, investir na circulação da informação e em ferramentas de relacionamento com o cliente são ações que merecem atenção, devido a sua capacidade de atrair novos contratos.

Erro #3 - Perder dinheiro no cálculo do frete

O cálculo do frete é uma decisão estratégica no ramo dos transportes. É comum que os empresários abram mão de sua lucratividade em um determinado contrato, visando compensar em contratos que devem vir em conseqüência, como acontece no caso de fechar um serviço de transporte com uma grande empresa, que acaba atraindo outras. Em muitos casos, essa decisão ocorre de maneira pouco planejada, de modo que a transportadora acaba correndo muitos riscos com o valor do frete que estabeleceu.

É preciso encontrar um equilíbrio entre aproveitar as oportunidades e correr riscos. Tanto a demora na cotação, quanto a cobrança de um valor alto podem resultar na perda da oportunidade de prestar o serviço. Por outro lado, cobrar um valor baixo demais pode levar ao endividamento do seu negócio, por isso, é preciso dar bastante atenção ao cálculo do valor do frete na gestão financeira das transportadoras.

Outro problema relacionado é o cálculo manual do frete, visto que isso pode facilmente levar a erros, principalmente se são consideradas muitas tarifas em sua tabela de frete. Por essa razão, é importante contar com uma ferramenta que auxilie no cálculo do custo do frete, incluindo o cálculo dos tributos, alíquotas e outras particularidades dos impostos que incidem sobre o serviço, como o ICMS.

>  Cotação de fretes: como garantir o lucro na operação da sua transportadora?

É possível fazer a importação automática dos valores das tarifas usando tecnologia EDI e utilizar ferramentas de gestão com recursos de cálculo automático de frete, como é o caso dos softwares TMS (Transportation Management System), ou Sistema de Gerenciamento de Transporte.

Erro #4 - Não medir corretamente o desempenho da empresa

Para oferecer um diferencial de mercado é preciso apresentar um excelente desempenho. Para ajudar nessa tarefa, existem diversos indicadores possíveis de se analisar - os Key Performance Indicators (KPIs) – que devem ser escolhidos de acordo com as prioridades da sua empresa.

Em alguns casos, pode-se utilizar o indicador On Time In Full (OTIF), responsável pela métrica de qualidade da entrega de produtos. Outra forma de monitorar o desempenho se dá por meio do Mark-Up, método para calcular o preço de venda do frete, tendo como base o custo da empresa. Também é possível avaliar o prazo médio de recebimento, a margem de contribuição, e, claro, os indicadores que seus clientes mais observam, como sua taxa de atrasos, danos à mercadoria e qualidade no atendimento.

Os indicadores de desempenho são frequentemente deixados de lado, principalmente pelos pequenos transportadores, pela dificuldade em entender como eles funcionam e como podem contribuir para o crescimento do negócio. Mas eles existem justamente para auxiliar os profissionais a identificarem como desempenhar um trabalho de cada vez maior qualidade e assim aumentar a margem de lucratividade da empresa.

Você consegue pensar em outros erros de gestão financeira das transportadoras? Contribua com nossa lista deixando sua mensagem aqui abaixo!

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Dicionário do Transporte: Ad Valorem

Algumas taxas possuem mais de um nome e podem causar confusão na comunicação do transportador. É o caso do Ad Valorem, também chamado de Frete Valor. Veja agora o que esse termo significa e qual o objetivo dessa taxa.

Ad valorem ou frete valor é um valor cobrado em cima da mercadoria, com o intuito de pagar o seguro da carga durante o tempo em que ela estiver sob responsabilidade do transportador. O preço dessa taxa varia de acordo com a área contratada.

Em média a taxa Ad Valorem costuma ser de 0,03 a 0,40% do valor da nota fiscal da carga, variando conforme as características da mercadoria (ex.: se o produto é muito ou pouco frágil), a situação do trecho transportado, e outras variáveis relacionadas à segurança da carga.

Essa taxa geralmente se aplica nos casos em que o tomador de serviço não possui seguro nas suas mercadorias, ou sua apólice não cobre o período em que a carga está com o transportador. Nessa situação, é ideal que o transportador contrate uma seguradora para os produtos que estiver transportado, e repasse esse valor pelo contrato na taxa Ad Valorem.

Se o transportador nem a carga não possuir um seguro que acoberte danos ou furtos de mercadoria, a empresa pode rapidamente se endividar com o pagamento de indenizações aos clientes. Além de ter sua reputação e imagem rapidamente diminuídas no mercado.

Fazendo os cálculos de um prejuízo por indenizações:

Imagine que você está transportado uma carga com valor declarado de R$1.5000, e frete de 6% deste valor. Você vai receber R$90,00 pelo frete, e caso o lucro operacional esteja na margem de 10%, o lucro operacional do transporte seria de R$9,00 pela mercadoria.

Como a indenização do valor da mercadoria em caso de danos materiais é retirada do lucro, seria preciso realizar mais de 160 fretes para cobrir uma única indenização. Percebeu como é importante se preocupar com um bom seguro para as mercadorias transportadas?

Escutou algum termo na transportadora e não entendeu? Está com dúvida em alguma expressão técnica? Mande seu comentário que nós tiramos sua dúvida ou deixe sua sugestão!

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Saiba as consequências de um rastreamento de entregas ineficiente

Todo transportador sabe da importância de manter seus embarcadores atualizados acerca do status de seus processos logísticos, para que dessa forma eles possam acompanhar suas cargas. Transparência deve ser um ponto primordial para toda empresa prestadora de serviço de transporte de cargas e a forma de manter esse vínculo próximo com os clientes é fornecendo informações qualificadas para os embarcadores acerca de suas mercadorias.

Atualmente diversas empresas ainda oferecem aos clientes dados sobre o acompanhamento das entregas de forma manual, utilizando telefone ou e-mail, dois canais que não atendem plenamente às necessidades de informação dos embarcadores de maneira eficiente. No dia a dia das operações logísticas o embarcador geralmente depende que um funcionário na empresa verifique o status da carga e repasse essa informação, o que demanda tempo.

Essa situação leva a dois problemas, como:

1. Demora no repasse das informações;
2. Perda dos clientes.

Com as informações chegando com atraso até o embarcador, que geralmente precisa entrar em contato com a transportadora para saber do status da carga, os processos logísticos do embarcador tendem a demorar muito mais. Sem as informações que precisa em tempo hábil, a tendência de um descontentamento dos embarcadores é ainda maior, pois além de todos os transtornos causados pelo não posicionamento da carga, gera uma crise de credibilidade em relação à empresa transportadora, podendo chegar inclusive ao cancelamento de contratos.

Situações como essa podem ter outra implicação que pode ser financeiramente desastrosa para empresa: o alto custo com a equipe de atendimento ao cliente, que ao invés de estar se dedicando à outras atividades do setor logístico, está gastando tempo rastreando a carga e posicionando os clientes. A empresa, portanto tem um gasto a mais só para repassar informações aos embarcadores.

Por isto, a implantação de um sistema que permita ao cliente ter acesso online, 24hrs a todas as informações sobre a entrega é decisivo. Isto traz às transportadoras ganhos em diversas áreas, como diminuição dos custos com equipe de SAC, aumento da percepção de valor positiva de sua empresa perante seus clientes através da manutenção de uma relação transparente e até mesmo a identificação de problemas durante o processo operacional de modo a conseguir uma correção ágil e eficiente do problema.

Portanto, a falta de um rastreamento de cargas eficiente, gera problemas operacionais, financeiros, e ao fim, prejudicam a percepção positiva que os clientes podem ter construído sobre a empresa. E como sabemos, o transportador deve sempre estar pronto para atender as demandas dos embarcadores e poder passar informações qualificadas em tempo real, para assim oferecer um serviço eficiente e de excelência aos seus clientes.

Para entender melhor como o fluxo de informação é importante, leia o post onde explicamos porque é essencial fornecer informações de entrega em tempo real para os embarcadores!

Por: Taísa Silveira

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O futuro das tecnologias do campo da logística

Por mais que as tecnologias do campo da logística sejam uma das que mais evoluíram nos últimos tempos, ainda precisamos conversar sobre seu futuro. Isso porque elas estão em constante evolução, entregando resultados cada vez mais surpreendentes para as transportadoras, mesmo em ambientes de negócios complexos, e fazendo com que os gestores se preocupem mais com pessoas e soluções tecnológicas do que com técnicas de gestão propriamente ditas. Diante deste cenário, o que você acha de nos anteciparmos ao futuro e explorarmos um pouco mais o que ainda está por vir neste mercado tão dinâmico? Então continue lendo:

A força motora da gestão logística

No setor de transportes, o uso de tecnologias no gerenciamento de processos logísticos não é nenhuma novidade. A cada dia que passa, mais funcionalidades são integradas para facilitar a vida tanto dos gestores como de sua equipe, como é o caso dos softwares de gestão logística, que possibilitam o Intercâmbio Eletrônico de Dados (EDI), a Gestão Operacional de Armazéns (WMS), a Emissão de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), entre tantas outras soluções que vêm mudando a forma de se gerenciar processos.

Até pouco tempo atrás, tudo isso era feito através de planilhas físicas ou sistemas isolados, que não trocavam informações entre si e demandavam um enorme trabalho para integrar todos os dados e extrair a inteligência necessária para auxiliar os gestores em suas tomadas de decisão. Além dos softwares logísticos, outras tecnologias também vêm, há muito tempo, se popularizando no meio empresarial e tornando a gestão de transportadoras mais dinâmica e rentável:

Computação em nuvem

A virtualização de softwares logísticos é uma tendência que vêm sendo “abraçada” por grande parte das transportadoras, já que ela facilita o acesso a uma enorme quantidade de informações e ainda mantêm os colaboradores sempre conectados, apesar da distância física. Nos próximos anos, a computação em nuvem (cloud computing) exigirá dos gestores cada vez mais competência e preparação para gerir esta tecnologia e proporcionar a competitividade necessária para a transportadora.

Aplicativos móveis

Os aplicativos móveis instalados em tablets e smartphones também ganharão ainda mais espaço, tornando-se indispensáveis para o bom andamento dos processos de embarque e entrega. Com apps simples e intuitivos, os funcionários conseguem confirmar operações em apenas poucos segundos através de fotos, áudios e localização por GPS, enquanto os gestores podem notificar seus motoristas durante todo o processo por meio de mensagens de texto via SMS e Whatsapp.

Soluções customizadas

Os softwares personalizados, que se integram a qualquer sistema e oferecem um nível de qualidade de serviço acima das expectativas, devem ser priorizados pelos gestores de transportadoras na hora da escolha de uma solução tecnológica. Isso porque eles superam barreiras, se adaptam à realidade da companhia e dão maior amplitude à atuação dos colaboradores, conectando-os exatamente com suas maiores necessidades.

A gestão focada em resultados

O gerenciamento de processos logísticos não inclui apenas um conjunto de técnicas e procedimentos para que se tenha um melhor controle dos embarques e entregas e de seus respectivos controles contábeis, mas também toda uma metodologia para permitir uma gestão focada em resultados, que é colocada em práticas através de uma ferramenta tecnológica. Esta também é uma importante aliada na hora do planejamento estratégico e na identificação de tendências, sendo considerada uma ponte que a empresa deve utilizar para chegar ao seu promissor futuro. 

O fim das barreiras de comunicação

Uma das grandes missões de qualquer gestor de transportadora é integrar funcionários, promover uma comunicação clara e assertiva e unir sua equipe para atingir os objetivos do negócio. Mas para isso, ele precisar ir além das tradicionais reuniões e avaliações de desempenho e adotar uma postura de liderança focada na inovação, visando elevar o nível de envolvimento da equipe a cada nova solução tecnológica adotada e permitir que todos contribuam para a criação de processos inovadores na empresa. Assim, torna-se possível aumentar a qualidade dos serviços prestados, elevar a satisfação dos clientes e alcançar os resultados almejados.

A necessidade de ir além

Muitas transportadoras ainda medem o sucesso de seus serviços logísticos analisando o número de entregas dentro do prazo e o orçamento em dia, esquecendo-se do mais importante: o valor que cada processo agrega para cliente final. À medida que o gestor compreende que não basta apenas realizar o serviço, sendo preciso entender as necessidades reais do cliente e desenvolver soluções inovadoras, fica muito mais fácil descobrir as métricas certas para mensurar os resultados de retorno financeiro da transportadora. Nos próximos anos, isso será imprescindível para a empresa conquistar mais clientes, aumentar seu faturamento e ganhar vantagens competitivas no mercado.

E você, acredita que estas tendências irão se concretizar ou já estão se concretizando? Tem alguma outra que você queira compartilhar conosco? Deixe seu comentário!

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9 fontes de vantagem competitiva para os transportadores de carga

Crescer, lucrar e se destacar no mercado são apenas alguns dos principais objetivos que devem ser perseguidos o tempo todo por qualquer transportadora. Afinal, a concorrência também está atrás deles. Hoje, existem inúmeras maneiras de alcança-los. Seja através de ferramentas ou ações internas externas, a regra é apenas uma: ganhar vantagens competitivas. E embora seja uma premissa simples, muitos gestores ainda encontram dificuldades para reconhece-las. Para ajudá-lo nesta importante tarefa, separamos as principais fontes de vantagens competitivas dos operadores logísticos:

9 fontes de vantagens competitivas

1. Inovação tecnológica

Ao agregar tecnologias inovadoras em seus serviços de transporte, a empresa conseguirá eliminar o uso de métodos manuais, otimizar o fluxo de informações, reduzir custos operacionais, obter resultados mais satisfatórios e minimizar os limites de tempo de resposta ao mercado.

E uma dessas tecnologias é o sistema de monitoramento de embarques e entregas via web ou celular, que dá ao cliente a possibilidade de verificar o status da entrega do seus pedidos em tempo real, sem precisar contatar o fornecedor ou a transportadora. Com essa transparência, a empresa ganhará uma maior credibilidade com seus clientes, que certamente voltarão a fazer negócios.

2. Serviços de baixo custo

A melhor organização da estrutura interna da empresa, bem como a maior flexibilidade das atividades, a integração vertical para a frente ou para trás e a utilização de técnicas modernas nos processos de serviço, garantem à ela serviços mais baratos e de qualidade, que certamente manterão sua competitividade.

Em trechos de longa distância, a transportadora pode contratar outra para realizar o percurso inicial, intermediário ou final do transporte. Também é possível incluir uma terceira empresa para realizar um trecho intermediário ou contratar apenas uma para realizar o transporte da carga desde a origem até o destino. Dessa forma, os custos são reduzidos e maiores lotes são transportados em viagens unificadas e em menos veículos.

3. Maior atuação

Atuando em várias regiões, a transportadora consegue disponibilizar serviços melhores e mais rápidos à seus clientes, evitar prejuízos com transportes “congelados” e manter um fluxo de caixa sempre positivo em qualquer época do ano.

Através de uma parceria com uma ou mais empresa, a transportadora consegue expandir sua área de atendimento sem ter que ampliar sua área de rodagem, além de reduzir o valor dos preços praticados e garantir a efetividade do serviço.

4. Marketing eficaz

Através do reconhecimento das necessidades do mercado e do fornecimento de serviços adequados ao perfil dos seus clientes, a empresa manterá uma vantagem competitiva. Ações de marketing para promover os serviços logísticos e uma central de atendimento ao cliente para reclamações também são necessárias para que ela aumente sua visibilidade no mercado.

Ao concentrar seus esforços de marketing no reforço da fidelidade dos clientes, por meio de estratégias de retenção, a transportadora fará com que seus clientes apreciem seus serviços e relacionamento, aumentando assim a lucratividade das operações.

5. Reputação da marca

Quando uma marca é consolidada, ela não requer caras ações de marketing, pois já possui clientes fidelizados. Além disso, ela distingue os seus serviços daqueles prestados por outras transportadoras, os tornando únicos no mercado.

Ao oferecer ao cliente um aplicativo móvel que mostra informações instantâneas sobre o transporte de sua carga com a transmissão automática das informações, bem como a foto da situação da mercadoria, a transportadora consegue fideliza-lo e torna-lo fiel à marca, aumentando assim a sua reputação.

6. Prestação de serviços diferenciados

Para se destacar entre as demais, a empresa precisa oferecer serviços diferenciados que vão além do transporte de cargas e manter esforços em nichos de mercado ou canais de distribuição particulares.

Ao garantir entregas mais frequentes, com lotes reduzidos e qualidade superior, por exemplo, ela criará uma atividade diferenciada de seus concorrentes. Assim, terá um posicionamento único e valioso para seus clientes.

7. Gestão de talentos

Para a companhia ganhar vantagens competitivas, ela precisa montar um banco de talentos com ótimos colaboradores que sejam capacitados, motivados e bem treinados e estejam alinhados com os propósitos da empresa e engajados para o cumprimento de metas.

Logo, o modelo Service Profit Chain é o “ponto de partida” para o aumento da produtividade e dos resultados gerais da transportadora. Através de treinamentos intensivos, recompensas adequadas, disponibilização de melhores ferramentas de trabalho, remunerações atraentes e reconhecimento frequente, ela conseguirá fazer com que seus colaboradores melhorem a qualidade dos serviços internos e cumpram objetivos.

8. Conhecimento sobre o mercado

A obtenção de informações sobre o mercado, bem como de empresas concorrentes e clientes, é essencial para que os gestores compreendam as necessidades e características dos mesmos e elaborem uma vantagem competitiva para a empresa.

9. Menor tempo de reação

Para aumentar a sua competitividade, a transportadora precisa ter a capacidade de reagir rapidamente às mudanças impostas pelo mercado e assegurar a sua flexibilidade e reputação através de sua atuação em longo prazo.

Mas para se manterem no mercado, elas precisam seguir os avanços tecnológicos, eliminar investimentos dispendiosos e disponibilizar serviços mais seguros, continuados e integrados por meio da cloud computing e da modalidade de serviço SaaS (Software as a Service).

Quais dessas fontes de vantagens competitivas você já utiliza em sua transportadora? Conte para a gente nos comentários!

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O que é WMS (Warehouse Management System) e como ele pode ajudar a sua empresa

Warehouse Management System (WMS), ou sistema de gerenciamento de armazém, em português, é como são chamados os aplicativos de software que suportam as operações do dia a dia de um armazém. Um WMS é uma solução que auxilia nas rotinas de estocagem e expedição de uma forma estratégica.

O objetivo de um sistema de gestão de armazém é controlar os processos de recebimento, expedição, inventário, faturamento e expedição, enfim, todas as movimentações internas como reabastecimento de pickings e bloqueio de produtos, entre outros. Ele auxilia a empresa a controlar os estoques com eficiência, tendo as informações necessárias para o planejamento, o controle de armazenagem e a medição dos resultados da área.

Boas soluções de WMS utilizam tecnologias como códigos de barras (identificação e controle automático da entrada e saída de produtos), RFID (Radio-Frequency Identification, uma alternativa ao código de barras que pode identificar os produtos à distância, sem necessidade de leitura de códigos), e ainda podem ser operadas via dispositivos móveis como tablets e smartphones, por meio da internet, inclusive com alocação na nuvem (Cloud Computing).

Quais as principais funcionalidades de um sistema de WMS

Por meio da integração com sistemas ERP, MRP e outros tipos de software de gestão empresarial, o WMS consegue proporcionar geração de inventários, processamento de pedidos e devoluções de forma automática.

Além disso, ele contém funcionalidades que abarcam cada etapa da operação de armazenagem. Entenda:

Agendamento de recebimento

O sistema permite inserção de informações como local e horário de execução da operação, favorecendo o cálculo dos recursos e do tempo necessários.

Recebimento

É possível fazer a conferência de todos os volumes e registro de inconformidades no momento em que a mercadoria chega ao armazém.

Endereçamento

Controle de espaços vagos nas dependências do estoque com identificação e localização por código de barras ou RFID. Além disso, é possível registrar o local exato em que as mercadorias estão (por lotes, inclusive), o que facilita na localização.

Separação

Com as informações sempre atualizadas no sistema, o controle e identificação de localização de cada item solicitado e reserva de equipamentos, de acordo com a disponibilidade informada pela equipe, ficam mais assertivos.  

Expedição

A partir dos relatórios do WMS, a conferência dos itens em área pronta para o embarque e envio aos clientes se torna mais rápida e eficiente.

Abastecimento de linhas de produção

Realização e manutenção da rotina da linha de produção, evitando pausas e interrupções por falta de insumos ou equipamentos.

Inventário

Listagem rápida de todos os itens registrados no estoque para conferência manual - esta feita com rapidez por meio de leitura de código de barras ou identificador RFID.

Transferências

Ao gerir vários armazéns com o WMS, as transferências entre estoques diferentes, inclusive em unidades e filiais, ficam mais assertivas e produtivas, evitando erros e retrabalhos.

Movimentação de paletes

Inserindo uma etiqueta RFID ou um código de barras nos palets, é possível fazer o controle das mercadorias e localizá-las com mais rapidez.

Controle dos veículos de entrega e coleta

Controle de veículos autorizados a acessar o pátio da empresa para realizar entregas e coleta, bem como o controle das mercadorias que foram expedidas nestes veículos.

Relatórios gerenciais

Emissão rápida de relatórios gerenciais para conferência e tomada de decisão, para medição de resultados e tomada de decisões.

Armazenamento

Um bom software de WMS proporciona o planejamento e a atribuição dos equipamentos necessários para a operação e orientação da equipe sobre os locais corretos de armazenamento de cada produto.

3 principais vantagens do WMS para a sua empresa

Ao implantar uma solução de WMS, sua empresa obterá inúmeros benefícios. Listamos aqui os três principais:

Diminuição da quantidade de estoque

Com controles mais eficientes, é possível reduzir o estoque ao mínimo, podendo operar sempre sob planejamento prévio, evitando investimentos sem previsão de movimentação de mercadorias e insumos.

Otimização do espaço físico

Controle eficiente dos espaços para evitar a necessidade de investir na aquisição ou aluguel de novo armazém.

Agilidade na operação

Localizar e despachar mercadorias fica muito mais rápido quando se tem um bom sistema WMS. Em poucos cliques, os colaboradores sabem onde está o que procuram e podem enviar para onde está sendo solicitado.

Diante de todas estas vantagens, é quase desnecessário dizer que uma boa solução de WMS traz redução de custos, diminuição do tamanho da equipe necessária para operar o dia a dia do armazém; diminuição de perdas e avarias.

Sua empresa já conta com uma boa solução de WMS? Você tem mais alguma dúvida? Deixe seu comentário!

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Conheça os principais softwares utilizados na gestão logística

A tecnologia da Informação (TI) é uma grande aliada da gestão de logística. Tanto softwares quanto hardwares são amplamente utilizados para garantir planejamento estratégico e otimização da operação de transporte e armazenamento, entre outras funções da atividade. A integração promovida pelas ferramentas tecnológicas oferece ganho de tempo e produtividade às empresas, liberando os gestores e colaboradores para se dedicar à solução de problemas e ao planejamento estratégico ao invés de se preocupar com a coleta, processamento e armazenamento das informações.

Pensando nisso, listamos aqui os principais softwares que são utilizados hoje nas empresas que possuem excelentes resultados em sua gestão logística. Veja mais:

Sistemas de Gestão de Transportes - TMS

Transportation Management System (TMS) é como são chamados os sistemas de gestão de transportes. Em geral, um bom TMS pode ajudar a fazer planejamento e otimização de rotas, otimização de carga, auditoria de frete e pagamento, gestão de pátios, gestão de transportadoras, entre outras funcionalidades.

Um produto TMS também serve como centro de logística em uma rede colaborativa de carregadores, transportadores e clientes. O valor de negócio de um TMS totalmente implantado deve atingir, dentre outros, os seguintes objetivos:

• Reduzir os custos através do planejamento de rotas, otimização de carga;
• Melhoria da prestação de contas com a visibilidade da cadeia de transporte;
• Maior flexibilidade para fazer mudanças em planos de entrega;
• Conclusão dos requisitos fundamentais de execução de cadeia de suprimentos;
• Suporte às tomadas de decisão por meio de indicadores de desempenho.

Sistemas de Gestão de Armazéns - WMS

Um sistema de gerenciamento de armazém, do inglês Warehouse Management System (WMS), é um aplicativo de software que suporta as operações de rotina de um armazém. Ele promove o gerenciamento centralizado de tarefas, tais como níveis de inventário de monitoramento e ações locais. O WMS pode ser uma aplicação só ou parte de um Enterprise Resource Planning (ERP), sistema integrado de gestão empresarial. Entre as funcionalidades do WMS, destacam-se as seguintes:

• Programação e entrada de pedidos;
• Planejamento e alocação de recursos;
• Controle de portaria;
• Recebimento e inspeção de cargas;
• Definição de endereçamento dos produtos;
• Estocagem;
• Separação de pedidos (picking);
• Embalagem;
• Carregamento;
• Expedição;
• Emissão de documentos;
• Inventário;
• Definição e controle de rotas de coleta.

O valor gerado por uma solução de WMS pode ser resumido nos seguintes benefícios: otimização das atividades operacionais (fluxo de materiais) e administrativas (fluxo de informações), redução de custos, melhorias no nível de serviço e nos indicadores de desempenho e fornecimento de dados para a tomada de decisão.

Sistema de Monitoramento de Entregas

Ferramentas de monitoramento de entregas auxiliam na excelência do serviço, melhorando a produtividade a confiabilidade. São aplicações com as quais os condutores conseguem visualizar os embarques e entregas, podem buscar informações por meio de códigos de barras em documentos fiscais e podem confirmar a entrega fotografando, produzindo áudio ou fazendo um check in via GPS no local em que a carga é entregue, materiais que podem ser enviados aos gestores via SMS.

Além de tudo isso, a própria transportadora consegue se comunicar, notificando o motorista durante a viagem, melhorando o controle da operação e facilitando a tomada de decisões.

Sistemas de Roteirização

Também conhecidos como roteirizadores, os sistemas de roteirização são ferramentas que ajudam no planejamento da operação de transporte e distribuição de cargas. Eles fazem cálculos de quilometragem, auxiliando na auditoria para pagamento de fretes às transportadoras terceirizadas, por exemplo.

Entre as principais funcionalidades de um bom sistema de roteirização, estão: definição exata das rotas, programação de veículos considerando o volume das entregas e as rotas percorridas e a determinação prévia do tamanho da frota.

Com o roteirizador é possível planejar a sequência de locais aonde as entregas devem ser feitas, considerando a localização geográfica e as condições de viagem e, assim, planejar o carregamento da carga, prever consumo de combustível, entre outros benefícios.

Sistemas de Gestão de Frotas

Toda a rotina de administração de frotas pode ser automatizada por meio de um sistema de gestão de frotas. Com ele, é possível controlar perícias técnicas, manutenções, controlar escalas de condutores, consumo de combustível etc.

Um bom sistema de gestão de frotas dá mais qualidade e agilidade ao fluxo de informações que giram em torno da operação de veículos, reduz a quantidade de papéis necessários e dá mais poder de decisão aos gestores. Em poucos cliques é possível fazer escalas, retirar relatórios e otimizar a utilização da frota.

Outras soluções

Além destes, há também soluções que tornam a gestão logística mais estratégica. Entre elas, sistemas para:

• Agendamento automático de entregas
• Agendamento de ocas
• Gestão de contratos logísticos
• Otimização de carregamento
• Rastreamento e monitoramento do ciclo do pedido
• Transporte colaborativo

Quais destes softwares sua empresa já utiliza? Deixe um comentário contando sua experiência! E para outros artigos como este, continue acompanhando nossa página!

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Como monitorar o desempenho de uma transportadora

O monitoramento do desempenho das transportadoras é uma das principais preocupações dos gestores da área de logística. A adoção de sistemas inteligentes os ajuda a mensurar resultados. Um desses softwares é o Transportation Management System (TMS), que permite maior controle da operação e da gestão do transporte de cargas.

O TMS é desenvolvido em módulos, podendo ser adaptado às demandas de cada cliente, interligando todas as áreas da companhia. Dessa forma, o sistema integra as ações dos diversos setores da companhia – do comercial ao operacional, do faturamento ao setor financeiro, do serviço de atendimento ao cliente (SAC) à logística.

Graças ao sistema, a transportadora consegue determinar com precisão os custos de operação. O TMS calcula as despesas com os veículos, mão-de-obra, manutenção da frota, além de mensurar índices de discrepância nas entregas. Dessa forma, a empresa reúne dados capazes de estabelecer tabelas de frete.

OTIF

A adoção de sistemas inteligentes representa apenas um dos aspectos do monitoramento de desempenho. A definição de indicadores – os Key Performance Indicators (KPIs) – complementa a tarefa. No caso da avaliação dos aspectos relacionados ao tempo e à velocidade da entrega, utiliza-se o indicador On Time In Full (OTIF), responsável pela métrica de qualidade da entrega de produtos.

Com o OTIF, o gestor é capaz de saber se o produto foi entregue na data ou horário estabelecido com o cliente. Não basta apenas cumprir o prazo (on time). A carga deve ser entregue dentro de especificações de qualidade, quantidade, dimensões e em perfeitas condições; ou seja, um pedido completo (in full). Há ainda uma extensão do indicador, chamado de OTIF error-free (sem erros) – que se refere especificamente à documentação, rotulagem, especificações e avarias da carga.

O cálculo do que se convencionou chamar de Pedido Perfeito é simples. Como exemplo, uma transportadora nos últimos 12 meses conseguiu efetuar 99% das entregas no prazo, 97% de pedidos completos e 88% de entregas sem erros. O cálculo segue a seguinte fórmula:

OTIF = 99% x 97% x 88%

OTIF = 0,99 x 0,97 x 0,88

OTIF = 0,845064

OTIF = 84,5% (nível baixo de atendimento ao cliente)

De posse do resultado, o gestor desenvolverá ações no sentido de melhorar o desempenho justamente nos processos que envolvem a expedição de documentos, a rotulagem, as especificações e avarias de carga. A adoção do sistema de automação TMS pode eliminar esse gargalo e melhorar a performance da transportadora.

Mark-up

Outra forma de monitorar o desempenho se dá por meio do mark-up, método empregado para calcular o preço de venda do frete, tendo como base o custo da empresa. Esse parâmetro deve cobrir outras despesas não incluídas no custo, tais como impostos sobre vendas, taxas variáveis, despesas administrativas fixas, despesas fixas de vendas, custos fixos indiretos e a margem de lucro.

O cálculo de mark-up, utiliza-se a seguinte fórmula:

mark-up = 1 / 1- soma das taxas percentuais

Para fins de exemplo, serão utilizados os dados da tabela a seguir.

Descrição	Percentual	Valor
Preço de venda	100%	1.000,00
PIS/Cofins	- 9,25%	(-) 92,50
ICMS	- 12%	(-) 120,00
Comissões	- 5%	(-) 50,00
Despesas administrativas/financeiras	- 10%	(-) 100,00
Despesas fixas de vendas	- 10,59%	(-) 105,90
Custos indiretos (fixos)	- 20%	(-) 200,00
Lucro (10% / (1 – IR/CSLL)	- 13,16%	(-) 131,60
Custo variável	20,00%	200,00

mark-up = 1 / 1 – 0,8 (soma das taxas percentuais)

mark-up = 5,00

Cabe lembrar que o mark-up é um dos parâmetros para a negociação do preço do frete. Ele é diretamente proporcional ao valor do custo fixo total.

Prazo Médio de Recebimento 

O parâmetro compreende o tempo decorrido entre o início do serviço de transporte – geralmente caracterizado pela emissão da CTe – e o recebimento da fatura. O cálculo se dá a partir da média ponderada pelo valor do frete em cada entrega. O resultado oferece às empresas elementos para dimensionamento do caixa. Isto porque os insumos no setor têm custo elevado e companhia efetua o desembolso antes do recebimento do valor do frete.

A fórmula de cálculo é:

PMR = (VF18*d1 + VF2*d2 + ... VFn*dn) / d1 + d2 ... + dn)

Margem de contribuição 

Um elemento que deve ser avaliado no desempenho da transportadora é a margem de contribuição. Ele expressa o valor que cada frete vendido deve destinar para pagamento de despesas fixas mensais e com quanto deve contribuir para a formação do lucro.

O indicador assume papel importante na gestão de uma transportadora. Há casos em que o contrato de serviço apresenta baixa lucratividade. A princípio, ele não deveria ser renovado. No entanto, por ter margem de contribuição positiva, contribui para o rateio dos custos fixos.

Trabalhando com o exemplo de frete vendido a R$ 1030,00, a composição do preço está expressa na tabela abaixo:

Composição do preço de venda	Valores	% de Participação	Margem de contribuição
Custo variável	R$ 664,40	64,5%	-
Despesas comerciais	R$ 105,00	10,2%	-
Parcela da despesa fixa	R$ 157,60	15,3%	15,3%
Parcela para lucro	R$ 103,00	10%	10%
Margem de contribuição unitária	-	-	25,3%
Total = preço de venda	R$1030,00

A fórmula da margem de contribuição é:

MC = [preço de venda – (custo variável + despesas comerciais) / preço de venda] x 100

Pelo exemplo, a margem de contribuição é 25,3%.

O monitoramento de desempenho e a adoção de sistemas inteligentes garantem à transportadora maior competitividade, graças à gestão logística adequada. Na mesma proporção, se dá o aumento da lucratividade por entrega. Os softwares, além de conferir maior agilidade às tarefas, reduzem o retrabalho e quase zeram o índice de erro.

No caso dos ganhos de produtividade, os avanços são notados, por exemplo, na transmissão de documentos eletrônicos como CT-e, formulários, ordens de serviço, assinatura de faturas etc. O monitoramento via GPS do veículo, do motorista e da carga dá maior segurança à empresa e ao cliente.

O sistema de automação permite ainda o arquivamento ou envio via mobile de fotografias que podem comprovar a entrega da carga, a integridade da embalagem ou ainda que o motorista esteve no local, porém não encontrou o destinatário. O software gera informação em tempo real. Tais elementos aumentam o nível de confiabilidade no serviço prestado pelo transportador.

Em um próximo post, a questão da ociosidade da frota será abordada de forma detalhada. Este parâmetro de desempenho também oferece elementos importantes para a gestão de empresas transportadoras.

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