OTIF: Como monitorar a performance de entrega?

Rapidez e eficiência. Esta dupla de adjetivos persegue todos os negócios, mas costuma vir assim, em dupla, quando se trata da performance de entrega de transportadoras ou empresas que levam seus produtos diretamente ao consumidor ou às distribuidoras. As mudanças constantes no ambiente de negócios, os consumidores cada vez mais exigentes e a concorrência sempre se aprimorando, fazem com que a performance de entrega seja um dos diferenciais mais observados pelo mercado. 

Hoje temos uma dica: aprenda a monitorar a eficiência das entregas da sua empresa implantando o indicador de desempenho global On Time In Full , o OTIF. Acompanhe!

O que é OTIF?

OTIF – On Time In Full - é um indicador de desempenho usado para monitorar a qualidade de entrega de produtos e serviços. O objetivo principal da utilização deste indicador é o aumento da satisfação dos clientes. Ele estabelece o nível de serviço que a empresa entrega. Entenda:

On Time

Os produtos e/ou serviços têm data e horário, ou janela de horas e local pré determinados juntamente com o cliente.

In Full

Os produtos e/ou serviços precisam estar dentro das especificações combinadas com o cliente (qualidade, quantidade, dimensões etc.).

Como calcular e como implantar o OTIF?

Para mensurar o verdadeiro nível de serviço com este conceito de pedido perfeito, e necessário que o desempenho de cada elemento seja monitorado separadamente. Depois, eles devem ser multiplicados nas porcentagens alcançadas de cada elemento.

Imagine que o desempenho dos pedidos da sua empresa tenham os seguintes índices:

• On Time: 0,95%
• In Full: 0,87%

O indicador de alcance do pedido perfeito, neste caso será:

OTIF = 0,95% x 0,87% = 0,8265 = 82,73%

A implantação do OTIF deve seguir uma metodologia estruturada, geralmente conseguida por bons gerentes de projetos considerando a cultura organizacional envolvida e evitando as medições equivocadas. O indicador deve ser desdobrado ao longo de toda a cadeia logística, permitindo tanto uma visão externa em relação ao nível de serviço ao cliente, como uma análise interna dos processos.

A implantação deve ser desenvolvida com a utilização de ferramentas de três áreas de conhecimento: a gestão estratégica, o gerenciamento de projetos e o gerenciamento de processos, chegando-se a um ciclo de gestão integrada.

Benefícios do indicador OTIF

• Modifica a cultura de entrega da empresa, para melhor;
• Melhora a performance de entrega;
• Gera mais satisfação ao cliente;
• Melhora a percepção do cliente quanto à eficiência de entrega da empresa;
• Provoca melhorias no processo;
• Aumento da sincronia entre os processos, buscando sempre um ciclo enxuto.

Onde medir o OTIF na cadeia logística?

Para medir o OTIF na cadeia logística, é necessário mapear os macroprocessos e suas interfaces. Assim, serão identificados os entregáveis existentes entre as áreas e os pontos de medição sob a responsabilidade de cada uma.

De forma genérica, o OTIF pode ser desdobrado no seguinte esquema:

• OTIF Fornecedor: Medição do desempenho da entrega de matéria-prima ou insumos pelos fornecedores.
• OTIF Suprimentos: Medição do desempenho da logística interna de matéria-prima - transferência da área de armazenagem para área de produção, por exemplo. Esta avaliação também pode ser feita por meio de requisições de materiais ou entrega programada.
• OTIF Produção: Medição do desempenho das diversas etapas de produção da empresa.
• OTIF vendas: Medição da agilidade com que o departamento comercial transfere os pedidos para a área de planejamento e programação da produção.
• OTIF Entrega: Medição do desempenho da entrega final dos produtos aos clientes - avaliação da logística externa à empresa. Assim, o indicador também avalia a qualidade dos fornecedores de transporte de carga.
• OTIF Logística: Este é o ponto de medição mais importante. Ele avaliará diretamente a entrega ao cliente e, consequentemente, sua satisfação. Este indicador faz a medição do desempenho da logística interna de produtos acabados - transferência da área de produção para área de armazenagem e distribuição. O ponto de medição depende da modalidade de venda, mas geralmente é considerada no ato do embarque dos produtos ou no momento da saída do modal de transporte da empresa.

A metodologia OTIF já é utilizada na sua empresa? Que outros métodos são usados para monitorar a performance de entrega? Deixe seu comentário!

Leia [+]

Como monitorar o desempenho de uma transportadora

O monitoramento do desempenho das transportadoras é uma das principais preocupações dos gestores da área de logística. A adoção de sistemas inteligentes os ajuda a mensurar resultados. Um desses softwares é o Transportation Management System (TMS), que permite maior controle da operação e da gestão do transporte de cargas.

O TMS é desenvolvido em módulos, podendo ser adaptado às demandas de cada cliente, interligando todas as áreas da companhia. Dessa forma, o sistema integra as ações dos diversos setores da companhia – do comercial ao operacional, do faturamento ao setor financeiro, do serviço de atendimento ao cliente (SAC) à logística.

Graças ao sistema, a transportadora consegue determinar com precisão os custos de operação. O TMS calcula as despesas com os veículos, mão-de-obra, manutenção da frota, além de mensurar índices de discrepância nas entregas. Dessa forma, a empresa reúne dados capazes de estabelecer tabelas de frete.

OTIF

A adoção de sistemas inteligentes representa apenas um dos aspectos do monitoramento de desempenho. A definição de indicadores – os Key Performance Indicators (KPIs) – complementa a tarefa. No caso da avaliação dos aspectos relacionados ao tempo e à velocidade da entrega, utiliza-se o indicador On Time In Full (OTIF), responsável pela métrica de qualidade da entrega de produtos.

Com o OTIF, o gestor é capaz de saber se o produto foi entregue na data ou horário estabelecido com o cliente. Não basta apenas cumprir o prazo (on time). A carga deve ser entregue dentro de especificações de qualidade, quantidade, dimensões e em perfeitas condições; ou seja, um pedido completo (in full). Há ainda uma extensão do indicador, chamado de OTIF error-free (sem erros) – que se refere especificamente à documentação, rotulagem, especificações e avarias da carga.

O cálculo do que se convencionou chamar de Pedido Perfeito é simples. Como exemplo, uma transportadora nos últimos 12 meses conseguiu efetuar 99% das entregas no prazo, 97% de pedidos completos e 88% de entregas sem erros. O cálculo segue a seguinte fórmula:

OTIF = 99% x 97% x 88%

OTIF = 0,99 x 0,97 x 0,88

OTIF = 0,845064

OTIF = 84,5% (nível baixo de atendimento ao cliente)

De posse do resultado, o gestor desenvolverá ações no sentido de melhorar o desempenho justamente nos processos que envolvem a expedição de documentos, a rotulagem, as especificações e avarias de carga. A adoção do sistema de automação TMS pode eliminar esse gargalo e melhorar a performance da transportadora.

Mark-up

Outra forma de monitorar o desempenho se dá por meio do mark-up, método empregado para calcular o preço de venda do frete, tendo como base o custo da empresa. Esse parâmetro deve cobrir outras despesas não incluídas no custo, tais como impostos sobre vendas, taxas variáveis, despesas administrativas fixas, despesas fixas de vendas, custos fixos indiretos e a margem de lucro.

O cálculo de mark-up, utiliza-se a seguinte fórmula:

mark-up = 1 / 1- soma das taxas percentuais

Para fins de exemplo, serão utilizados os dados da tabela a seguir.

Descrição	Percentual	Valor
Preço de venda	100%	1.000,00
PIS/Cofins	- 9,25%	(-) 92,50
ICMS	- 12%	(-) 120,00
Comissões	- 5%	(-) 50,00
Despesas administrativas/financeiras	- 10%	(-) 100,00
Despesas fixas de vendas	- 10,59%	(-) 105,90
Custos indiretos (fixos)	- 20%	(-) 200,00
Lucro (10% / (1 – IR/CSLL)	- 13,16%	(-) 131,60
Custo variável	20,00%	200,00

mark-up = 1 / 1 – 0,8 (soma das taxas percentuais)

mark-up = 5,00

Cabe lembrar que o mark-up é um dos parâmetros para a negociação do preço do frete. Ele é diretamente proporcional ao valor do custo fixo total.

Prazo Médio de Recebimento 

O parâmetro compreende o tempo decorrido entre o início do serviço de transporte – geralmente caracterizado pela emissão da CTe – e o recebimento da fatura. O cálculo se dá a partir da média ponderada pelo valor do frete em cada entrega. O resultado oferece às empresas elementos para dimensionamento do caixa. Isto porque os insumos no setor têm custo elevado e companhia efetua o desembolso antes do recebimento do valor do frete.

A fórmula de cálculo é:

PMR = (VF18*d1 + VF2*d2 + ... VFn*dn) / d1 + d2 ... + dn)

Margem de contribuição 

Um elemento que deve ser avaliado no desempenho da transportadora é a margem de contribuição. Ele expressa o valor que cada frete vendido deve destinar para pagamento de despesas fixas mensais e com quanto deve contribuir para a formação do lucro.

O indicador assume papel importante na gestão de uma transportadora. Há casos em que o contrato de serviço apresenta baixa lucratividade. A princípio, ele não deveria ser renovado. No entanto, por ter margem de contribuição positiva, contribui para o rateio dos custos fixos.

Trabalhando com o exemplo de frete vendido a R$ 1030,00, a composição do preço está expressa na tabela abaixo:

Composição do preço de venda	Valores	% de Participação	Margem de contribuição
Custo variável	R$ 664,40	64,5%	-
Despesas comerciais	R$ 105,00	10,2%	-
Parcela da despesa fixa	R$ 157,60	15,3%	15,3%
Parcela para lucro	R$ 103,00	10%	10%
Margem de contribuição unitária	-	-	25,3%
Total = preço de venda	R$1030,00

A fórmula da margem de contribuição é:

MC = [preço de venda – (custo variável + despesas comerciais) / preço de venda] x 100

Pelo exemplo, a margem de contribuição é 25,3%.

O monitoramento de desempenho e a adoção de sistemas inteligentes garantem à transportadora maior competitividade, graças à gestão logística adequada. Na mesma proporção, se dá o aumento da lucratividade por entrega. Os softwares, além de conferir maior agilidade às tarefas, reduzem o retrabalho e quase zeram o índice de erro.

No caso dos ganhos de produtividade, os avanços são notados, por exemplo, na transmissão de documentos eletrônicos como CT-e, formulários, ordens de serviço, assinatura de faturas etc. O monitoramento via GPS do veículo, do motorista e da carga dá maior segurança à empresa e ao cliente.

O sistema de automação permite ainda o arquivamento ou envio via mobile de fotografias que podem comprovar a entrega da carga, a integridade da embalagem ou ainda que o motorista esteve no local, porém não encontrou o destinatário. O software gera informação em tempo real. Tais elementos aumentam o nível de confiabilidade no serviço prestado pelo transportador.

Em um próximo post, a questão da ociosidade da frota será abordada de forma detalhada. Este parâmetro de desempenho também oferece elementos importantes para a gestão de empresas transportadoras.

Leia [+]