Saiba as consequências de um rastreamento de entregas ineficiente

Todo transportador sabe da importância de manter seus embarcadores atualizados acerca do status de seus processos logísticos, para que dessa forma eles possam acompanhar suas cargas. Transparência deve ser um ponto primordial para toda empresa prestadora de serviço de transporte de cargas e a forma de manter esse vínculo próximo com os clientes é fornecendo informações qualificadas para os embarcadores acerca de suas mercadorias.

Atualmente diversas empresas ainda oferecem aos clientes dados sobre o acompanhamento das entregas de forma manual, utilizando telefone ou e-mail, dois canais que não atendem plenamente às necessidades de informação dos embarcadores de maneira eficiente. No dia a dia das operações logísticas o embarcador geralmente depende que um funcionário na empresa verifique o status da carga e repasse essa informação, o que demanda tempo.

Essa situação leva a dois problemas, como:

1. Demora no repasse das informações;
2. Perda dos clientes.

Com as informações chegando com atraso até o embarcador, que geralmente precisa entrar em contato com a transportadora para saber do status da carga, os processos logísticos do embarcador tendem a demorar muito mais. Sem as informações que precisa em tempo hábil, a tendência de um descontentamento dos embarcadores é ainda maior, pois além de todos os transtornos causados pelo não posicionamento da carga, gera uma crise de credibilidade em relação à empresa transportadora, podendo chegar inclusive ao cancelamento de contratos.

Situações como essa podem ter outra implicação que pode ser financeiramente desastrosa para empresa: o alto custo com a equipe de atendimento ao cliente, que ao invés de estar se dedicando à outras atividades do setor logístico, está gastando tempo rastreando a carga e posicionando os clientes. A empresa, portanto tem um gasto a mais só para repassar informações aos embarcadores.

Por isto, a implantação de um sistema que permita ao cliente ter acesso online, 24hrs a todas as informações sobre a entrega é decisivo. Isto traz às transportadoras ganhos em diversas áreas, como diminuição dos custos com equipe de SAC, aumento da percepção de valor positiva de sua empresa perante seus clientes através da manutenção de uma relação transparente e até mesmo a identificação de problemas durante o processo operacional de modo a conseguir uma correção ágil e eficiente do problema.

Portanto, a falta de um rastreamento de cargas eficiente, gera problemas operacionais, financeiros, e ao fim, prejudicam a percepção positiva que os clientes podem ter construído sobre a empresa. E como sabemos, o transportador deve sempre estar pronto para atender as demandas dos embarcadores e poder passar informações qualificadas em tempo real, para assim oferecer um serviço eficiente e de excelência aos seus clientes.

Para entender melhor como o fluxo de informação é importante, leia o post onde explicamos porque é essencial fornecer informações de entrega em tempo real para os embarcadores!

Por: Taísa Silveira

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Série "Como criar uma empresa de Transporte de Cargas?": Tecnologia

Quem pretende montar uma empresa nos dias atuais, sabe que a tecnologia é um dos itens obrigatórios para ser adicionado na lista de recursos necessários.

Quando se pretende atuar no ramo logístico, montando uma transportadora, o uso da tecnologia também não deve ser deixado de lado, já que as inovações tecnológicas proporcionam facilidades e diferenciais competitivos. Logo, conhecer todos os recursos necessários para compor a infraestrutura tecnológica da empresa, facilitará no planejamento de orçamentos para a aquisição destes itens. 

Deste modo, separamos a seguir a lista dos principais recursos tecnológicos a serem adquiridos quando se pretende montar uma transportadora. Acompanhe!

Itens fundamentais para a tecnologia da empresa

1. Infraestrutura

O primeiro passo para a aquisição da infraestrutura tecnológica básica da empresa, está em observar a quantidade de cada recurso que será necessário na montagem da empresa. Por exemplo, conhecer a quantidade de funcionários que irão atuar com computadores, dará a noção da quantidade de equipamentos a ser adquirido.

Outros recursos como a montagem da rede da empresa, quantidade e porte de servidores, links de acesso à internet, impressoras, balanças, entre outros recursos físicos, também devem ser listados para posteriormente ser realizada a cotação de cada item.

2. Comunicação

A comunicação da empresa com clientes e parceiros também é um fator tecnológico muito importante quando se pretende montar uma transportadora.

Nesta fase é preciso avaliar os custos para a montagem da infraestrutura telefônica, bem como centrais de ramais. Além disso, vale a pena avaliar a possibilidade de implementar a tecnologia de VOIP, obtendo assim a vantagem de não precisar de infraestrutura telefônica com uma solução simples e econômica.

Os recursos de e-mail também devem ser adicionados na lista, já que este se trata de um dos meios mais comuns para a comunicação dentro e fora da transportadora.

3. Presença na web

Além dos recursos físicos citados anteriormente, é essencial que a empresa tenha um canal de comunicação externo onde novos clientes possam conhecer a empresa e posteriormente entrar em contato.

Desta forma, se tratando de recursos tecnológicos, é muito importante que a empresa tenha um website para obter sua presença na web. Além disso, recomenda-se o uso do marketing digital para a conquista de clientes. Nesta fase, algumas estratégias como: publicidades pagas (Google Adwords), presença em redes sociais e engajamento com o público-alvo por meio do marketing de conteúdo, podem trazer excelentes resultados.

4. Investimento em Softwares

O uso de softwares dentro do mercado logístico se tornou um recurso essencial para a gestão das atividades que compõe o transporte de cargas e até mesmo a gestão da empresa. Para quem deseja atuar com uma transportadora, é preciso avaliar que os softwares se dividem em duas modalidades. São elas:

Softwares Operacionais do Transporte:

Os softwares Operacionais do Transporte tem o objetivo de otimizar as atividades diárias que envolvem o gerenciamento de processos do transporte de cargas como por exemplo, a gestão de frotas, o controle de armazéns, emissão de documentos fiscais, entre outros. Abaixo listamos os principais Softwares utilizados:

• Sistemas de Gestão de Transportes (TMS);
• Sistemas de Gestão de Armazéns (WMS);
• Sistema de Monitoramento de Entregas;
• Sistemas de Roteirização;
• Sistemas de Gestão de Frotas;
• Sistema de Emissores de NFe e MDF-e e CTe;
• Sistema para Emissão de Recibo de Pagamento a Autônomo (RPA);
• Sistema para Pagamento Eletrônico de Frete;

Softwares Administrativos:

Além dos softwares para a gestão do transporte, o empresário deve avaliar a necessidade em contar com softwares que irão auxiliá-lo na sua gestão administrativa. Abaixo são listados alguns exemplos:

• Softwares para controle de folha de pagamento;
• Softwares para Controle de despesas (fluxo de caixa e demonstrativo de resultados);
• Softwares contábeis caso a empresa faça sua própria contabilidade;
• Pacote de softwares para criação e gestão de relatórios e apresentações (Exemplo: Microsoft Office);
• Sistemas Integrados (ERP);

Vale ressaltar que tanto para a modalidade de softwares da gestão do transporte quanto para os softwares administrativos, é possível contar com a tecnologia de aplicativos que funcionam em nuvens (Cloud Computing). Neste caso, o uso desta tecnologia traz a vantagem ao empresário em não precisar contar com uma infraestrutura física para estes aplicativos.  

Leia nosso post com oito dicas para você ter o melhor software de gestão logística!

5. Rastreamento Veicular

Quando se fala em tecnologia para abertura de transportadoras, é preciso se lembrar também da necessidade de contar com sistemas para rastreamento da frota de veículos. Deste modo, além de ser um ótimo recurso contra roubos de cargas, é possível citar algumas vantagens como:

• Localização do veículo;
• Velocidade média percorrida;
• Rota utilizada que está sendo utilizada;
• Direcionamento de veículo que está mais próximos ao cliente;
• Controle de quilometragem;
• Saber quais clientes estão sendo atendidos;
• Identificar se o veículo está trafegando em horário e local permitido, entre outros; 

Conforme as dicas citadas, foi possível conhecer alguns dos principais recursos tecnológicos recomendados para quem deseja montar uma empresa de transporte de cargas.

Com isso, o empresário deve avaliar cada item mencionado, além de outros recursos existentes no mercado, para verificar a necessidade de aquisição e implementação em sua empresa.

Vale ressaltar que dentro do setor de logística, a tecnologia já deixou de ser vista como um investimento de luxo, e hoje é considerada uma das melhores maneiras de otimizar processos e diferenciar a empresa das concorrentes do mercado.

Gostou da dica de hoje? Então continue acompanhando a série: Como montar uma empresa de Transporte de Cargas!

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As vantagens do uso da tecnologia para rastrear e monitorar entregas

A tecnologia tem avançado em um ritmo acelerado de modo a afetar e provocar mudanças em tudo o que fazemos. As empresas podem operar com maior eficiência devido a racionalização de seus processos internos que vieram como resultado dos avanços tecnológicos.

Um destes avanços refere-se a possibilidade de rastreamento de encomendas em tempo real, no qual afetaram positivamente as empresas de transporte. Veja a seguir, os detalhes e as vantagens do monitoramento das entregas em tempo real:

Paz aos clientes:

Todo mundo já passou ou irá passar pelo papel de ser um cliente algum dia. Deste modo, é possível afirmar o quão elevado é o nível de ansiedade e até mesmo impaciência com a relação ao recebimento de uma mercadoria via transportadora.

Em muitos casos, por mais que a transportadora cumpra seu prazo de entrega conforme combinado, a inexistência de um código de rastreamento para acompanhar a entrega da mercadoria causa um “vazio de informações” para o cliente. Logo, o tempo de espera sem informações da entrega pode ser fruto de insatisfações. A existência de um código de rastreamento que traga informações em tempo real, pode trazer paz de espírito ao cliente que estará ciente dos prazos.

Programar recebimentos:

Em uma era de avanços, as pessoas e empresas estão cada vez mais antenadas com seus trabalhos, e deste modo procuram cada vez mais organizarem suas atividades com certa antecedência para que haja melhor desempenho em seu dia a dia.

Deste modo, a possibilidade de monitorar suas entregas em tempo real torna-se um grande aliado para se programarem. Além de pessoas físicas conseguirem organizar suas agendas, as empresas também conseguem uma melhor organização, visto que muitas delas precisam organizar seus estoques ou uma área específica para o recebimento de suas mercadorias ou ainda disponibilizar uma equipe de funcionários para receber a encomenda.

O acompanhamento em tempo real é um grande benefício para estes controlarem melhor o tempo gasto com certas atividades por exemplo.

Economia de tempo:

Outro benefício que um sistema de monitoramento de entregas pode proporcionar ao cliente está na economia de tempo. Isto porque com o código de rastreamento em mãos o cliente não terá mais a necessidade de entrar em contato com o fornecedor ou com a transportadora para ser notificado referente ao status da entrega de seu pedido. Já imaginou uma empresa que recebe dezenas de encomendas diariamente, entrando em contato a todo instante com as transportadoras? Seria um grande gasto de tempo e energia.

Deste modo, com a possibilidade de monitoramento, sempre que precisar acompanhar suas entregas, o cliente poderá fazê-las via web ou até mesmo via celular, dependendo do tipo de recurso que a transportadora oferecer.

Profissionalismo:

Empresas de transporte que fazem uso do recurso de monitoramento de entregas possuem maior credibilidade em relação às empresas que ainda não adotaram tal recurso. Além disso, muitos clientes levam em consideração a possibilidade de rastrear suas encomendas como um fator para voltarem a fazer negócios com a transportadora.

Além de todo benefício gerado ao cliente, as transportadoras que atuam com este recurso também são beneficiadas com a possível fidelização de clientes.

Benefício ao Remetente:

Além de beneficiar clientes (destinatários) e transportadoras, o recurso de monitoramento de entrega gera grande benefício aos fornecedores e lojistas (remetentes).

O rastreamento gera grande credibilidade por parte dos clientes, no qual terão maior segurança na hora de comprar e ou indicar o fornecedor para terceiros.

Os fornecedores também terão maior controle referente a entrega de suas remessas, e deste modo saberão se os prazos estão sendo cumpridos bem como se a encomenda foi realmente entregue caso haja questionamento por parte do cliente (destinatário). Sendo assim, quando um remetente opta por uma transportadora que disponibiliza o recurso de monitoramento de entregas, este ganhará maior credibilidade com seus clientes e maiores facilidades no controle de suas remessas.

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Citamos acima alguns dos principais benefícios que o recurso de monitoramento de entregas pode gerar tanto para o cliente que irá receber, quanto para o remetente e até mesmo para a transportadora.

Dentre tantos recursos, o maior beneficiado é o cliente que irá receber a encomenda, visto que o recurso de monitoramento, além da inovação, traz também segurança, programação e satisfação com relação ao recebimento de suas encomendas. Sendo assim, este é um recurso praticamente obrigatório para transportadoras que desejam não só automatizar seus processos, mas também acompanhar o ritmo do mercado e estarem a frente de seus concorrentes.

Você ainda tem dúvidas para adotar esta tecnologia em sua empresa? Nos conte nos comentários.

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