Saiba as consequências de um rastreamento de entregas ineficiente

Todo transportador sabe da importância de manter seus embarcadores atualizados acerca do status de seus processos logísticos, para que dessa forma eles possam acompanhar suas cargas. Transparência deve ser um ponto primordial para toda empresa prestadora de serviço de transporte de cargas e a forma de manter esse vínculo próximo com os clientes é fornecendo informações qualificadas para os embarcadores acerca de suas mercadorias.

Atualmente diversas empresas ainda oferecem aos clientes dados sobre o acompanhamento das entregas de forma manual, utilizando telefone ou e-mail, dois canais que não atendem plenamente às necessidades de informação dos embarcadores de maneira eficiente. No dia a dia das operações logísticas o embarcador geralmente depende que um funcionário na empresa verifique o status da carga e repasse essa informação, o que demanda tempo.

Essa situação leva a dois problemas, como:

1. Demora no repasse das informações;
2. Perda dos clientes.

Com as informações chegando com atraso até o embarcador, que geralmente precisa entrar em contato com a transportadora para saber do status da carga, os processos logísticos do embarcador tendem a demorar muito mais. Sem as informações que precisa em tempo hábil, a tendência de um descontentamento dos embarcadores é ainda maior, pois além de todos os transtornos causados pelo não posicionamento da carga, gera uma crise de credibilidade em relação à empresa transportadora, podendo chegar inclusive ao cancelamento de contratos.

Situações como essa podem ter outra implicação que pode ser financeiramente desastrosa para empresa: o alto custo com a equipe de atendimento ao cliente, que ao invés de estar se dedicando à outras atividades do setor logístico, está gastando tempo rastreando a carga e posicionando os clientes. A empresa, portanto tem um gasto a mais só para repassar informações aos embarcadores.

Por isto, a implantação de um sistema que permita ao cliente ter acesso online, 24hrs a todas as informações sobre a entrega é decisivo. Isto traz às transportadoras ganhos em diversas áreas, como diminuição dos custos com equipe de SAC, aumento da percepção de valor positiva de sua empresa perante seus clientes através da manutenção de uma relação transparente e até mesmo a identificação de problemas durante o processo operacional de modo a conseguir uma correção ágil e eficiente do problema.

Portanto, a falta de um rastreamento de cargas eficiente, gera problemas operacionais, financeiros, e ao fim, prejudicam a percepção positiva que os clientes podem ter construído sobre a empresa. E como sabemos, o transportador deve sempre estar pronto para atender as demandas dos embarcadores e poder passar informações qualificadas em tempo real, para assim oferecer um serviço eficiente e de excelência aos seus clientes.

Para entender melhor como o fluxo de informação é importante, leia o post onde explicamos porque é essencial fornecer informações de entrega em tempo real para os embarcadores!

Por: Taísa Silveira

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Como as transportadoras devem realizar o monitoramento de ocorrências?

Desde a década de 1970, as transportadoras vêm implementando diferentes métricas para o controle de suas atividades, principalmente no que se refere ao monitoramento de ocorrências. Isso porque quando ocorrem eventos inesperados no transporte de cargas o tempo para concluir a entrega pode ser estendido, acarretando em muitos casos na recursos financeiros e insatisfação do cliente.

As ocorrências não têm a função de apenas informar o status da entrega, mas também de notificar as alterações na rota planejada, a chegada da carga no destino final e as retenções de mercadorias ou caminhões por motivos de fiscalização. No modelo antigo de troca de informações eram registradas dezenas de ocorrências possíveis de acontecer em todo o processo de entrega. Para monitorá-lo corretamente a indústria logística incentivou os investimentos em tecnologias inteligentes, que simplificam processos e reduz custos.

Registro adequado dos processos logísticos

Atualmente, o mercado de transportes trabalha com diversos padrões para o registro de ocorrências. Estes são muito importantes para a distribuição de informações para os diversos players envolvidos no transporte de cargas, tais como remetentes, destinatários, contratantes do serviço, transportadores e expedidores, que as utilizam para garantir o gerenciamento eficaz da distribuição de mercadorias. E para facilitar o planejamento e controle desse fluxo de distribuição, as transportadoras devem adotar softwares que auxiliam no monitoramento da frota e agregam mais informações aos registros de ocorrências.

Com um simples aparelho móvel e um aplicativo (experimente gratuitamente) é possível verificar rotas, calcular percursos e evitar desvios e reduzir fraudes na entrega. Com estes dispositivos, gestores e motoristas estarão em constante interação, e poderão controlar o andamento das entregas, imprevistos ocorridos na trajetória e o recebimento do produto. Quando a carga chega ao seu destino final, o responsável confirma a entrega através de vídeos, fotos ou áudios registrados pelo dispositivo móvel e os envia diretamente ao responsável pela contratação. E com o registro de coordenadas do GPS, o gestor pode cruzar os dados planejados e questionar com a equipe sobre o ocorrido, e obter a comprovação em tempo real das informações de serviço realizados pelos motoristas.

Exemplos do resgistro adequado:

- O registro de fotos da mercadoria no ato assegura o estado no qual a carga foi entregue.

- O registro das coordenadas GPS garantem que a mercadoria foi entregue no local correto

- O registro de fotos ou até mesmo dados biométricos, como impressões digitais, garantem a identidade do receber da mercadoria.

- Tudo isto aliado a mais velocidade na transmissão da informação aos interessados.

Distribuição de dados

Os desvios de rota são comuns no dia a dia dos motoristas de caminhão, seja por causa de uma obra na estrada, um acidente que ocorreu em uma determinada rodovia ou até mesmo na busca por um posto de combustível. Em casos como esses é necessário alterar a rota planejada, o que afetará o tempo inicialmente previsto para entrega. Por isso, garantir a velocidade na distribuição destas informações para os players é essencial, pois quanto mais cedo o cliente recebê-las, mais rapidamente ele poderá tomar decisões para evitar possíveis interrupções nos processos de produção. Por exemplo, quanto mais cedo chega a informação de que um insumo sofrerá atraso na entrega, mais rápido pode ser a resposta e medidas para evitar interrupções na produção.

Essa distribuição de informações é realizada através do EDI (Electronic Data Interchange), ou intercâmbio eletrônico de dados. A tecnologia, basicamente, consiste em um conjunto de protocolos de comunicação projetados para permitir a troca de dados e execução de transações comerciais automaticamente em computadores diferentes. Isto é feito através de "versões eletrônicas" padronizadas de documentos comerciais. A implantação do EDI inclui economia de papel, fax e telefone, melhorando as relações entre os parceiros comerciais, facilitando o planejamento de atividades diárias.

Ele pode ser classificado como uma tecnologia de integração entre transportadoras, ao alcance de pessoas com conhecimentos mínimos em informática, agilizando a transmissão eletrônica de informações e reduz intervenção humana no processo. Na prática, o EDI promove o compartilhamento entre sistemas sem que haja a necessidade de fazer inserção manual de dados, eliminando as possibilidades de erros de digitação. A consequência é o ganho de tempo e economia de recursos, pois o uso de papel é reduzido significativamente.

Essa tecnologia é capaz de transmitir um fluxo frequente de transações, como faturas, notas, encomendas, notificações de envio, entre outras. Isso acarreta a redução da morosidade na cadeira logística, elevando o seu desempenho organizacional. A transportadora também pode se beneficiar da utilização de mensagens de texto via SMS e Whatsapp como canais de comunicação para automatizar processos, alertar possíveis ocorrências e confirmar a entrega de produtos. Através de aplicativos, a empresa pode melhorar significativamente seus processos administrativos, promovendo a interação entre funcionários, fornecedores, clientes e parceiros.

A tecnologia da informação

Ao utilizarem aplicativos, as transportadoras podem gerar benefícios aos seus clientes através do monitoramento de entregas em tempo real, com informações precisas e de qualidade. O uso destes aplicativos (experimente gratuitamente) ajudam atender os requisitos de velocidade e qualidade no monitoramento das entregas. Os dados sobre a realização de entregas e notificações de ocorrências são transmitidos através de redes WIFI ou 3G/4G, proporcionando a sua visualização em tablets e smartphones. E ao final da entrega, o responsável pode registrar fotografias da mercadoria, eliminando assim possibilidade de fraudes.

Como você monitora ocorrências inesperadas durante o transporte de cargas? Conte para a gente nos comentários!

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