Como monitorar o desempenho de uma transportadora

O monitoramento do desempenho das transportadoras é uma das principais preocupações dos gestores da área de logística. A adoção de sistemas inteligentes os ajuda a mensurar resultados. Um desses softwares é o Transportation Management System (TMS), que permite maior controle da operação e da gestão do transporte de cargas.

O TMS é desenvolvido em módulos, podendo ser adaptado às demandas de cada cliente, interligando todas as áreas da companhia. Dessa forma, o sistema integra as ações dos diversos setores da companhia – do comercial ao operacional, do faturamento ao setor financeiro, do serviço de atendimento ao cliente (SAC) à logística.

Graças ao sistema, a transportadora consegue determinar com precisão os custos de operação. O TMS calcula as despesas com os veículos, mão-de-obra, manutenção da frota, além de mensurar índices de discrepância nas entregas. Dessa forma, a empresa reúne dados capazes de estabelecer tabelas de frete.

OTIF

A adoção de sistemas inteligentes representa apenas um dos aspectos do monitoramento de desempenho. A definição de indicadores – os Key Performance Indicators (KPIs) – complementa a tarefa. No caso da avaliação dos aspectos relacionados ao tempo e à velocidade da entrega, utiliza-se o indicador On Time In Full (OTIF), responsável pela métrica de qualidade da entrega de produtos.

Com o OTIF, o gestor é capaz de saber se o produto foi entregue na data ou horário estabelecido com o cliente. Não basta apenas cumprir o prazo (on time). A carga deve ser entregue dentro de especificações de qualidade, quantidade, dimensões e em perfeitas condições; ou seja, um pedido completo (in full). Há ainda uma extensão do indicador, chamado de OTIF error-free (sem erros) – que se refere especificamente à documentação, rotulagem, especificações e avarias da carga.

O cálculo do que se convencionou chamar de Pedido Perfeito é simples. Como exemplo, uma transportadora nos últimos 12 meses conseguiu efetuar 99% das entregas no prazo, 97% de pedidos completos e 88% de entregas sem erros. O cálculo segue a seguinte fórmula:

OTIF = 99% x 97% x 88%

OTIF = 0,99 x 0,97 x 0,88

OTIF = 0,845064

OTIF = 84,5% (nível baixo de atendimento ao cliente)

De posse do resultado, o gestor desenvolverá ações no sentido de melhorar o desempenho justamente nos processos que envolvem a expedição de documentos, a rotulagem, as especificações e avarias de carga. A adoção do sistema de automação TMS pode eliminar esse gargalo e melhorar a performance da transportadora.

Mark-up

Outra forma de monitorar o desempenho se dá por meio do mark-up, método empregado para calcular o preço de venda do frete, tendo como base o custo da empresa. Esse parâmetro deve cobrir outras despesas não incluídas no custo, tais como impostos sobre vendas, taxas variáveis, despesas administrativas fixas, despesas fixas de vendas, custos fixos indiretos e a margem de lucro.

O cálculo de mark-up, utiliza-se a seguinte fórmula:

mark-up = 1 / 1- soma das taxas percentuais

Para fins de exemplo, serão utilizados os dados da tabela a seguir.

Descrição	Percentual	Valor
Preço de venda	100%	1.000,00
PIS/Cofins	- 9,25%	(-) 92,50
ICMS	- 12%	(-) 120,00
Comissões	- 5%	(-) 50,00
Despesas administrativas/financeiras	- 10%	(-) 100,00
Despesas fixas de vendas	- 10,59%	(-) 105,90
Custos indiretos (fixos)	- 20%	(-) 200,00
Lucro (10% / (1 – IR/CSLL)	- 13,16%	(-) 131,60
Custo variável	20,00%	200,00

mark-up = 1 / 1 – 0,8 (soma das taxas percentuais)

mark-up = 5,00

Cabe lembrar que o mark-up é um dos parâmetros para a negociação do preço do frete. Ele é diretamente proporcional ao valor do custo fixo total.

Prazo Médio de Recebimento 

O parâmetro compreende o tempo decorrido entre o início do serviço de transporte – geralmente caracterizado pela emissão da CTe – e o recebimento da fatura. O cálculo se dá a partir da média ponderada pelo valor do frete em cada entrega. O resultado oferece às empresas elementos para dimensionamento do caixa. Isto porque os insumos no setor têm custo elevado e companhia efetua o desembolso antes do recebimento do valor do frete.

A fórmula de cálculo é:

PMR = (VF18*d1 + VF2*d2 + ... VFn*dn) / d1 + d2 ... + dn)

Margem de contribuição 

Um elemento que deve ser avaliado no desempenho da transportadora é a margem de contribuição. Ele expressa o valor que cada frete vendido deve destinar para pagamento de despesas fixas mensais e com quanto deve contribuir para a formação do lucro.

O indicador assume papel importante na gestão de uma transportadora. Há casos em que o contrato de serviço apresenta baixa lucratividade. A princípio, ele não deveria ser renovado. No entanto, por ter margem de contribuição positiva, contribui para o rateio dos custos fixos.

Trabalhando com o exemplo de frete vendido a R$ 1030,00, a composição do preço está expressa na tabela abaixo:

Composição do preço de venda	Valores	% de Participação	Margem de contribuição
Custo variável	R$ 664,40	64,5%	-
Despesas comerciais	R$ 105,00	10,2%	-
Parcela da despesa fixa	R$ 157,60	15,3%	15,3%
Parcela para lucro	R$ 103,00	10%	10%
Margem de contribuição unitária	-	-	25,3%
Total = preço de venda	R$1030,00

A fórmula da margem de contribuição é:

MC = [preço de venda – (custo variável + despesas comerciais) / preço de venda] x 100

Pelo exemplo, a margem de contribuição é 25,3%.

O monitoramento de desempenho e a adoção de sistemas inteligentes garantem à transportadora maior competitividade, graças à gestão logística adequada. Na mesma proporção, se dá o aumento da lucratividade por entrega. Os softwares, além de conferir maior agilidade às tarefas, reduzem o retrabalho e quase zeram o índice de erro.

No caso dos ganhos de produtividade, os avanços são notados, por exemplo, na transmissão de documentos eletrônicos como CT-e, formulários, ordens de serviço, assinatura de faturas etc. O monitoramento via GPS do veículo, do motorista e da carga dá maior segurança à empresa e ao cliente.

O sistema de automação permite ainda o arquivamento ou envio via mobile de fotografias que podem comprovar a entrega da carga, a integridade da embalagem ou ainda que o motorista esteve no local, porém não encontrou o destinatário. O software gera informação em tempo real. Tais elementos aumentam o nível de confiabilidade no serviço prestado pelo transportador.

Em um próximo post, a questão da ociosidade da frota será abordada de forma detalhada. Este parâmetro de desempenho também oferece elementos importantes para a gestão de empresas transportadoras.