7 erros mais comuns na emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico

No mercado de transporte de cargas brasileiro, para realizar transporte em qualquer modal é preciso que a operação tenha validade jurídica. Para conseguir isso, os prestadores de serviço de transportes precisam estar por dentro das documentações e finalidades fiscais da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Hoje, no transporte de cargas fracionadas ou fechadas, é obrigatória a emissão de documentos como Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e). Não só isso, eles precisam ser corretamente preenchidos e emitidos para evitar as multas e apreensões nas fiscalizações inter ou intraestaduais que geralmente ocorrem durante o trajeto dos transportadores. As multas podem variar dependendo de cada estado, mas acabam sempre sendo grandes prejuízos para as empresas, que terminam atrasando as entregas, tendo os veículos apreendidos e por aí vai.

Nesse post, vamos focar nos principais erros na emissão do CT-e, que atualmente já é o documento básico de todas as atividades de transporte de cargas. 

1. Erros e falhas na digitação

Seja qual for seu software de emissão, o preenchimento dos campos precisa ocorrer com extrema atenção. Números errados, espaços em branco, dados errados a respeito da própria empresa prestadora, intervalos inexistentes em informações quaisquer que sejam podem acarretar na invalidade do documento, assim como de seu documento auxiliar, o DACTE.

A Sefaz realiza uma validação importantíssima na recepção do CT-e para liberação do documento. É o que se chama de Leiaute do CT-e. Isso tem como objetivo garantir que não haja erro de preenchimento dos campos e que todas as regras de validação tenham sido observadas.

Nos sistemas que automatizam o processo de emissão, os campos mais comuns onde ocorrem problemas de preenchimento são: município, veículo e motorista. Alguns prestadores não tem esses dados, especialmente o nome do motorista, ou precisam cadastrar previamente para selecionar em seguida. Por isso, atenção ao usar um sistema para os municípios já cadastrados, pois poderão ser selecionados diretamente no formulário.

A automatização de processos agrega velocidade e tranquilidade na emissão do seu Conhecimento de Transporte. Escolher um sistema que te ajude a emitir o CT-e em instantes ou na importação de todas as informações das Nota Fiscal em .xml, por exemplo, irá otimizar a saída de mercadorias e garantir o controle da sua atividade.

2. Erro nos cálculos e parametrizações tributárias

Em alguns softwares, os campos de preenchimento dos valores de tributos e parametrizações precisam ser preenchidos corretamente com os cálculos diretamente ligados aos tipo de tributação da sua operação - se será Normal, Isento, Simples Nacional ou Redução e Substituição Tributária. 

Esses cálculos impactam diretamente no recolhimento do fisco da operação. Veja esse exemplo:

Um prestador necessita realizar a emissão do conhecimento por substituição tributária e cobra cerca de R$ 1000,00 pelo frete da sua operação. Neste exemplo a respeito da substituição tributária, o cliente precisará pagar ao prestador 12% do valor do frete logo no contrato, para ser ressarcido após o termino do serviço, ou seja, R$ 96,00. Ao realizar a entrega, o prestador não poderá ficar com os R$ 1000,00 do seu serviço, e sim R$ 904,00, pois o ressarcimento do cliente precisará ser feito.

Então é de suma importância que o prestador esteja ciente dos detalhes de cada tipo de contratação para que possa se prevenir de prejuízos por falta do cálculo correto das alíquotas e tributos. Contar com um sistema que te ofereça, entre outras otimizações, o cálculo automático de frete trará celeridade no processo da emissão.

3. Erro no preenchimento do CFOP

É importante para o prestador de serviço de transporte de cargas sabe que o número do CFOP não será o mesmo para todas as operações. Ele é o mesmo, para uma operação cujas características de trajeto e tipo de carga se repetem. Mas se por exemplo, um transportador que realiza entregas de SP para SP, começar a atender um cliente que precisa de entregas no trecho SP-MG, o número da operação muda e precisa ser incluso na emissão do novo Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Esse tipo de erro acarreta em rejeições contínuas da SEFAZ até que se corrija.

4. Preenchimento incorreto do RNTRC

Na emissão do conhecimento, existem 3 momentos onde o RNTRC é necessário: no cadastro do emitente, do veículo e do motorista. Por esse motivo, é essencial que o prestador de serviço esteja com os números em mãos na hora de fazer a emissão do documento. Em alguns sistemas e na própria SEFAZ, alguns usuários possuem o hábito de inserir números a esmo apenas para preencher os campos e conseguir dar saída no documento. 

Porém, como esperado, a fiscalização nesse sentido para realizar a validação tem se intensificado, e todos os que desejam atualmente dar saída das cargas precisam estar 100% munidos das informações que irão garantir a validação do CT-e em tempo hábil.

5. Erro no preenchimento da forma de pagamento

No emissor gratuito, existem três campos de marcação referentes pagamento da operação: "Pago","A pagar" e "Outros". Ao marcar pago, o transportador alega que já realizou o pagamento do frete da operação, e clicando no 'a pagar', que ainda será feito o recolhimento e que será pago pelo receptor, e no caso do 'outros', representa uma situação em que nenhum dos acima mencionados pagam e isso será realizado por um terceiro. 

Antigamente, os transportadores conheciam duas siglas, o CIF e o FOB. Elas significavam, respectivamente, que seria pago pelo remetente ou ainda seria pago pelo destinatário. O problema da utilização dessas siglas, além de não serem reconhecidas pela SEFAZ, é que excluia o campo "Outros", importante para as operações que tem uma complexidade maior no fisco e pagamentos.

Preencher esse campo de forma incorreta pode acarretar problemas não só com a SEFAZ, assim como com seus clientes e embarcadores.

6. Erro no preenchimento das observações gerais e das observações fiscais

Na emissão do CT-e, existem esses dois campos no documento, e muitos transportadores não entendem a rejeição da SEFAZ com relação a esse preenchimento, mas vamos te explicar:

- No campo Observações Gerais, você vai explicar as informações extras que precisa incluir com relação aos detalhes da sua operação de caráter objetivo sobre a atividade.

- No campo Observações Fiscais, você irá incluir as informações referentes ao fisco da atividade, como por exemplo "Procedimento efetuado nos termos da Portaria CAT 121/2013"

Outra atenção importante é com relação aos espaços dados e quebra de linha nesse preenchimento. Não pode ter espaço antes do texto, nem no fim, e é preciso ter muita atenção ao pressionar o "enter" pela quebra da linha no texto, que pode fazer a SEFAZ invalidar e retornar o seu documento.

7. Informações inadequadas a respeito das mercadorias

Alguns transportadores não tem uma noção precisa do volume após o carregamento das cargas no transporte e do destinatário, optando por deixar os campos de detalhes da mercadoria, como peso, número do endereço do destinatário, em branco. Isso não é aceito pela SEFAZ e pode acarretar no retorno do documento.

Isso ocorre frequentemente com transportadores que não possuem a Nota Fiscal da mercadoria e podem preencher com qualquer informação esses campos, ou até mesmo preenchendo o campo "outros documentos", justamente por não ter as informações. Isso é extremamente nocivo, considerando que a categoria 'outros documentos' foi criada justamente para as mercadorias que serão despachadas tendo como base um documento de formato diferente dos comumente utilizados.

Considerações finais

Estar com o uso do CT-e autorizado pela SEFAZ significa que a Secretaria está ciente da sua prestação e de seus detalhes formais - autoria, leiaute, numeração e autorização do emitente - e da sua declaração, gravando no banco de dados oficial o seu serviço. Assim, você evita multas e garante a tranquilidade de prazos da sua prestação.

Com a implementação da tecnologia existem sistemas online que facilitam o preenchimento do CT-e. As ferramentas digitais evitam todo processo burocrático com plataformas 100% online que atuam de forma simples e prática. Você pode experimentar gratuitamente softwares que ajudam o internauta no preenchimento adequado do CT-e sem causar riscos de possíveis erros que acabam resultando no cancelamento da emissão do registro. Clique aqui e emita grátis seu CTe!

Sabia que a partir do dia 01 de janeiro de 2017 o emissor de CTe da Sefaz será desativado e o download interrompido? Leia nosso post sobre o fim emissor da Sefaz! 

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Quais os principais erros das transportadoras ao montar a tabela de fretes?

Calcular o preço de um serviço de transporte não é uma tarefa muito fácil. Principalmente ao nos depararmos com diferentes modais rodoviários que existem no transporte de cargas brasileiro. Cada tipo de modal ocasiona um recebimento de cargas diariamente, com orçamentos diferenciado a cada serviço prestado, denominando-se tabela de fretes. Toda tarifa de transporte compõe-se de várias taxas a serem calculadas. 

1) Cobrança pelo peso e não pelo peso cubado

Muitas vezes o transportador calcula a carga pelo peso e não pelo volume que a mercadoria iria ocupar no veículo (peso cubado). É preciso atenção ao montar o cálculo na tabela. O cálculo errado gera perdas de lucro e prejuízos financeiros à transportadora.

2) Não cobrar taxas especificas para dificuldade de percurso

Ao longo das entregas o transportador poderá se deparar com algumas surpresas de percurso como: estradas esburacadas, tempo gasto na espera de entrega de mercadorias e até mesmo risco de assalto. Todas essas dificuldades podem acontecer esporadicamente e é necessário a inclusão dessas taxas no cálculo de qualquer frete.

3) Não incluir ressalvas nas cláusulas de contratação do serviço

Incluir ressalvas na contratação de serviços com prazos e horários determinados ao contratante é de bastante importância para a qualidade do serviço. 

4) Se apegar ao índice IPCA

Um erro muito comum de transportadoras é avaliar somente o cálculo do frete do IPCA de acordo com a planilha de cada região, sem levar em consideração as oscilações no preço do combustível, por exemplo. É preciso estar atento para o cálculo ser baseado e incluído de acordo com as exigências do mercado.

5) Não cobrar ICMS de acordo com os tributos

O ICMS está passando por reformulações neste início de ano. É imprescindível para as transportadoras incluírem todos os tributos necessários em tabelas de frete, para que não ocorra imprevisto em cobrança de valores maiores dos impostos.

6) Preços e prazos desatualizados

É de grande importância as transportadoras manterem preços e prazos atualizados, para manter sua margem de lucro positiva. Tabelas desatualizadas afetam diretamente na qualidade do serviço prestado.

A tabela de preços é essencial para evitar possíveis falhas que geram prejuízo aos condutores a médio prazo. Um dos principais erros cometidos pela maioria das transportadoras é o cálculo do frete manual. 

Os erros citados podem provocar prejuízos de cunho financeiro no faturamento final, bem como, perda de clientes para concorrência. O cálculo correto do frete, implica em receber a mercadoria no tempo certo. Uma dica muito útil aos donos de transportadoras é implantar todas as negociações, fretes e cortesias, em ferramentas de cálculos automáticos que agilizam o trabalho dos empresários. 

A Hive.Cloud conta com softwares que possibilitam o cálculo automático do frete nas operações. Para mais informações acesse nosso site e teste gratuitamente nossa ferramenta.

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