Conheça algumas das consequências do cálculo errado do frete

Um dos momentos mais importantes da organização das operações de uma transportadora está no cálculo do frete, pois é neste momento que o transportador irá estipular o valor do seu serviço de transporte baseado em diversas características que são variáveis tais como: o tipo de carga que ele irá transportar, o volume e peso que a mesma irá ocupar, a distância entre os pontos de coleta e entrega da carga, dificuldades do percurso, taxa de pedágio dentre outras.

Tudo isso deve ser levado em consideração na hora do cálculo do serviço de transporte, porém muitas vezes o transportador erra nesses cálculos, o que pode gerar problemas de confiança, atraso no recebimento do valor acordado, queda no faturamento, pagamento em duplicidade e desconfiança com os embarcadores.

Neste artigo, iremos demonstrar quais são as consequências sofridas pelos transportadores quando erram no cálculo do frete com erros que, apesar de corriqueiros, causam tantos transtornos para a empresa transportadora.

Uma das primeiras falhas ao realizar o cálculo do frete está na tentativa de fazê-lo manualmente, utilizando máquinas calculadoras físicas. Esse cálculo manual geralmente incorre em erros, que quando percebidos já não é mais possível corrigí-los, causando aumento dos custos para o transportador, na correção dos dados errados. No caso de um caminhão que já tenha saído para a entrega, por exemplo, com um MDFe contendo um CTe incorreto, o Conhecimento incorreto deve ser corrigido antes da chegada do veículo em um posto fiscal, pois se o Manifesto já tiver passado pela leitura, não existe mais a possibilidade de cancelamento do CTe errado. O transportador pagará os impostos de dois CTes: o incorreto e o emitido posteriormente com os dados corretos.

A digitação do peso errado. Este é um deslize bastante comum no cálculo do frete, pois muitas vezes o transportador esquece que o cálculo deve ser feito baseado no peso cubado, que considera o volume X peso bruto, e não apenas o peso. O peso pode impor limites na quantidade de carga a ser transportada, assim como o volume, devido às limitações físicas dos veículos.

Assim como a inserção inadequada do peso, errar no valor da mercadoria (dados da nota fiscal dos produtos) pode trazer sérios problemas ao transportador, pois o valor da carga afeta diretamente no valor do seguro da mesma, visto que o transporte de itens que têm mais valor de mercado, como eletroeletrônicos por exemplo, tendem a ser as cargas mais interceptadas. Considerar isso no momento de fechar o valor do frete é essencial para a segurança tanto da empresa transportadora quanto, do embarcador.

Assim podemos listar as seguintes consequências de erros no cálculo do frete:

• Cobrança de um valor à maior ou à menor ao embarcador, gerando desconfiança e perda de credibilidade na empresa transportadora além de prejuízos financeiros;
• Atrasos no valor a receber do frete, em decorrência da correção dos documentos fiscais emitidos incorretamente;
• Impacto direto no faturamento da transportadora, que deixa de receber na data prevista;
• Impacto em termos fiscais com a receita caso exista um CTe incorreto incluso em um Manifesto já bipado em um posto fiscal, pois a SEFAZ impedirá o cancelamento do CTe, fazendo o transportador gerar outro Manifesto correto, tendo que pagar os impostos incindidos em ambos documentos: o CTe errado e o correto;
• Em caso de auditoria fiscal, documentos com informações conflitantes geram multas.

Portanto, para evitar a ocorrência de erros que prejudiquem o faturamento de sua empresa, fique atento na hora do cálculo do frete e do preenchimento dos documentos fiscais.

Por: Taísa Silveira

Leia [+]

Quais os principais erros das transportadoras ao montar a tabela de fretes?

Calcular o preço de um serviço de transporte não é uma tarefa muito fácil. Principalmente ao nos depararmos com diferentes modais rodoviários que existem no transporte de cargas brasileiro. Cada tipo de modal ocasiona um recebimento de cargas diariamente, com orçamentos diferenciado a cada serviço prestado, denominando-se tabela de fretes. Toda tarifa de transporte compõe-se de várias taxas a serem calculadas. 

1) Cobrança pelo peso e não pelo peso cubado

Muitas vezes o transportador calcula a carga pelo peso e não pelo volume que a mercadoria iria ocupar no veículo (peso cubado). É preciso atenção ao montar o cálculo na tabela. O cálculo errado gera perdas de lucro e prejuízos financeiros à transportadora.

2) Não cobrar taxas especificas para dificuldade de percurso

Ao longo das entregas o transportador poderá se deparar com algumas surpresas de percurso como: estradas esburacadas, tempo gasto na espera de entrega de mercadorias e até mesmo risco de assalto. Todas essas dificuldades podem acontecer esporadicamente e é necessário a inclusão dessas taxas no cálculo de qualquer frete.

3) Não incluir ressalvas nas cláusulas de contratação do serviço

Incluir ressalvas na contratação de serviços com prazos e horários determinados ao contratante é de bastante importância para a qualidade do serviço. 

4) Se apegar ao índice IPCA

Um erro muito comum de transportadoras é avaliar somente o cálculo do frete do IPCA de acordo com a planilha de cada região, sem levar em consideração as oscilações no preço do combustível, por exemplo. É preciso estar atento para o cálculo ser baseado e incluído de acordo com as exigências do mercado.

5) Não cobrar ICMS de acordo com os tributos

O ICMS está passando por reformulações neste início de ano. É imprescindível para as transportadoras incluírem todos os tributos necessários em tabelas de frete, para que não ocorra imprevisto em cobrança de valores maiores dos impostos.

6) Preços e prazos desatualizados

É de grande importância as transportadoras manterem preços e prazos atualizados, para manter sua margem de lucro positiva. Tabelas desatualizadas afetam diretamente na qualidade do serviço prestado.

A tabela de preços é essencial para evitar possíveis falhas que geram prejuízo aos condutores a médio prazo. Um dos principais erros cometidos pela maioria das transportadoras é o cálculo do frete manual. 

Os erros citados podem provocar prejuízos de cunho financeiro no faturamento final, bem como, perda de clientes para concorrência. O cálculo correto do frete, implica em receber a mercadoria no tempo certo. Uma dica muito útil aos donos de transportadoras é implantar todas as negociações, fretes e cortesias, em ferramentas de cálculos automáticos que agilizam o trabalho dos empresários. 

A Hive.Cloud conta com softwares que possibilitam o cálculo automático do frete nas operações. Para mais informações acesse nosso site e teste gratuitamente nossa ferramenta.

Leia [+]

O destinatário alegou não receber a sua entrega. O que fazer?

Tranquilo com a qualidade do serviço de logística prestado pela sua empresa, você começa a receber ligações de destinatários afirmando que não receberam suas entregas. A situação lhe parece familiar? Como proceder nesses casos?

Primeiramente, é preciso ter informações concretas. A entrega ainda está dentro do prazo contratado? Muitos destinatários sofrem de uma ansiedade excessiva, ou às vezes organizam verdadeiros plantões em suas casas para poder receber a encomenda. Nesses casos, a informação detalhada e mais completa possível é a melhor forma de responder ao destinatário. 

Por dentro da logística

O acompanhamento de uma entrega passo-a-passo é, sem dúvida, a melhor forma de tratar pontualmente a necessidade por informações do destinatário, e todos os bons sistemas de acompanhamento de entregas contam com essas funcionalidades. Contar com a confirmação da chegada do entregador, por meio de recursos em seu smartphone, como a sua localização por GPS e fotos do local da entrega são excelentes mecanismos de assegurar ao destinatário e ao contratante do serviço a sua efetiva prestação.

Mas é preciso ir além. Para manter um serviço de logística de qualidade, é necessário poder compreender tudo o que ocorre. Existem problemas em uma determinada região? Onde as entregas sofrem mais atrasos? Mais do que o acompanhamento das encomendas, um bom sistema de rastreamento deve organizar os dados de entregas para permitir que o gestor consiga identificar problemas e propor soluções de forma assertiva, avaliando históricos de entregas e indicando em que regiões os atrasos ocorrem com maior frequência.

Uma visualização que indique a concentração de atrasos nas entregas por região (estado, município ou faixas de CEPs) fornece um ótimo subsídio para que o gestor possa tomar medidas corretivas e melhorar ainda mais a qualidade do serviço prestado.

Mantendo os níveis de serviço

Um contrato de serviços de logística envolve o atendimento a níveis de serviço acordados entre as partes por meio de SLAs (Service Level Agreements). Um SLA pode levar em conta o índice de entregas realizadas pontualmente ou com atrasos, sempre em relação aos prazos previamente acertados.

O cálculo e o acompanhamento desses SLAs é um ponto de grande importância para a qualidade dos serviços prestados. Poder identificar desvios é a melhor forma de manter a qualidade do serviço dentro dos padrões fixados em contrato, evitando multas ou até mesmo o destrato. Por esse motivo, um bom sistema de rastreamento deve permitir o cálculo dos SLAs de acordo com os parâmetros fixados.

O cálculo dos SLAs, devidamente corroborado pelas comprovações de entrega registradas em sistema, é ainda a forma mais segura de demonstrar o seu atendimento ao contratante dos serviços de logística, garantindo um bom andamento do contrato. 

O Hive.cloud AR é um sistema de registro de ocorrências e rastreamento de entregas em tempo real, que, além de permitir a eliminação do comprovante de papel, fornece valiosas informações ao gestor. Com essas informações, os desafios abordados podem ser tratados de forma rápida e eficiente, contribuindo para a prestação de um serviço de melhor qualidade. 

Quer conhecer mais sobre o Hive.cloud AR? Clique aqui! E não deixe de comentar sobre outras dificuldades encontradas no dia a dia de seus serviços de logística!

Leia [+]

Como a TI ajuda a gerir a contratação de transportador e o pagamento de fretes?

Como proprietário de um negócio, você não concordaria em fazer uma compra que poderia ter impacto na sua rentabilidade sem primeiro compreender o custo associado a essa compra, certo? Da mesma forma, é importante conhecer e compreender o verdadeiro custo do frete de transporte de produtos e mercadorias. Ter conhecimento dos procedimentos de transporte e das taxas pode ajudar a evitar gastos desnecessários.

O desafio do gerenciamento de frete envolve todo o ciclo de contratação de transportes, desde as cotações e negociações das tabelas, passando pelos ciclos de coletas e entregas até as liberações financeiras e os pagamentos pelos serviços. A gestão de frete compreende os seguintes processos:

• A gestão de frete compreende os seguintes processos:
• Monitoramento da execução dos serviços;
• Monitoramento da qualidade dos serviços;
• Auditoria e conferência de frete;
• Automação da Integração entre embarcador e transportador;
• Avaliação e comparação de fornecedores.

Sistemas de gestão de frete

Não importa o tamanho da operação, a tecnologia é, cada vez mais uma excelente aliada na gestão de fretes. Além de facilitar a integração com outras áreas da empresa, os softwares de gestão de frete automatizam os controles, evitando a perda ou extravio de dados e documentos.

Com um bom sistema, inclusive na nuvem e podendo ser acessado via web em qualquer dispositivo, é possível gerar relatórios em tempo real para tomar decisões e melhorar a comunicação com as próprias transportadoras e também com os prestadores de serviços (despachantes, contadores, advogados etc.).

Principais funcionalidades do sistema de gestão de frete

Um bom sistema de gestão de frete compreende as seguintes funcionalidades:

• Registro das cotações de valores para todos os embarques - feito pelo embarcador ou pela transportadora a partir dos dados dos embarques;
• Registro e manutenção das tabelas de fretes das transportadoras - com isso, é possível fazer simulações de valores;
• Agendamento de coletas e entregas de carga;
• EDI das informações - envolvendo processos de envio de Notas Embarcadas (NOTFIS), recebimento de conhecimentos emitidos, recebimento de faturas de Fretes, recebimento de ocorrências etc;
• Contratação automatizada de transportadoras que atendem a região para onde a mercadoria deve viajar ou de onde ela deve vir - de acordo com o melhor prazo e/ou preço;
• Gerenciamento de prazos de entrega e avaliação das transportadoras conforme seu desempenho - ranking automático e atualizado com as transportadoras que melhor atendem aos requisitos;
• Dashboard com indicadores e gráficos da área de logística - visualização e tratamento rápido de pendências; melhorias na tomada de decisão;
• Auditorias automatizadas de valores de fretes.

Benefícios que o sistema de gestão de frete oferece às empresas

A seguir, veja alguns dos principais benefícios que um bom sistema de gestão de frete pode trazer para sua empresa:

• Redução de custos - com todo o processo automatizado e otimizado, é possível tomar decisões melhores na hora da negociação e da contratação de fretes;
• Melhorias na produtividade - tudo que era feito em planilhas de papel ou Excel e consolidada manualmente, passa a ser automático, um lançamento alimenta todos os diretórios necessários;
• Melhorias na competitividade - com um processo de fretes mais sob controle a empresa ganha tempo e se destaca perante a concorrência;
• Melhorias na comunicação - um bom sistema oferece integração com outros departamentos da empresa e até com os fornecedores de serviços de transporte;

Sua empresa já conta com um bom sistema de gestão de fretes? Deixe seu comentário!

Conheça também outros softwares que você pode utilizar na gestão logística de sua empresa!

Leia [+]