Aprenda uma forma simples de digitalizar seus comprovantes de entrega

A comprovação de entrega é um dos processos mais importantes do transporte de cargas. Ela é essencial para dar segurança aos compradores em transações comerciais e garantir que eles paguem apenas por produtos que foram devidamente recebidos. Isto é ainda mais importante em uma era onde o e-commerce assume um papel preponderante no varejo e, consequentemente, o ato de compra e recebimento dos produtos ocorrem em momentos distintos.

Porém um dos critérios para o recebimento do frete é justamente o comprovante de entrega da mercadoria, um papel geralmente assinado pelo recebedor da carga. Este comprovante de entrega em papel ainda é o sistema "oficial" de comprovação das entregas realizadas. No entanto as chances desse documento se perder, avariar, rasgar entre outras eventualidades é muito grande, ainda que sua importância seja elevada para o transportador.

Para garantir maior durabilidade, facilidade de acesso e cópias de segurança, algumas empresas investiram em equipamentos e soluções destinados exclusivamente a digitalização destes comprovantes. Por envolver a aquisição de equipamentos caros e a participação de profissionais dedicados exclusivamente a estas atividades, muitas vezes este investimento não é viável em todas as operações. Por conta disto, diversas empresas tem utilizado soluções mais acessíveis e criativas para atender a este mesmo propósito. Então, você que é transportador, talvez não saiba, mas a solução pode estar na palma da sua mão!

Isso mesmo! Atualmente com os avanços tecnológicos oferecidos nos smartphones de última geração, um dos recursos que mais evoluiu foi a câmera fotográfica. Melhoria da resolução, foco automático, correção de movimento, flash entre outras funcionalidades, são apenas alguns dos aprimoramentos surpreendentes que passaram a compor estes aparelhos, e eles também podem ser ótimos aliados na hora de registrar a entrega.

O uso do celular em operações logísticas tem sido cada vez mais difundido e esta ferramenta deve ser explorada em todas as suas potencialidades. Um smartphone simples possui recursos de gravação de áudio e bloco de notas, que também podem - e devem! - ser utilizados para manter os embarcadores a par do status da carga. Fotografando o comprovante físico e enviando o arquivo digital em imagem para os clientes de modo instantâneo e rápido é uma forma de gerenciar e repassar as informações aos embarcadores. Por esta razão não faz sentido investir em uma grande infraestrutura para digitalização dos comprovantes de entrega.

Também através desses dispositivos smartphones que soluções um pouco mais elaboradas são disponibilizadas para o transportador melhorar suas operações logísticas. Alguns softwares, como o Hive.cloud AR, que podem ser utilizados nos celulares para registro de entregas, através de fotos, envio de áudios, notas textuais e registros da localização via GPS e horário de onde a entrega foi realizada, tudo isso feito pelo motorista responsável pelo transporte das mercadorias.

Enquanto a tecnologia não conquista definitivamente o lugar ocupado pelos obsoletos canhotos de comprovação de entrega, os operadores logísticos de alta performance inovam através de soluções simples e acessíveis, melhorando e aprimorando seu nível de serviço.

Além de se preocupar com os comprovantes de entrega, outra parte importante que você transportador precisa fazer bem é o monitoramento de suas cargas. Confira nesse post as consequências de um rastreamento de cargas ineficiente!

Por: Taísa Silveira

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5 itens para você avaliar no seu processo de entrega

Para entender o mercado consumidor, que irá receber as entregas da sua operação, é importante entender de forma detalhada os seus anseios e perspectivas. Porém, para o transportador, isso representa compreender os gastos que você poderá ter. Alguns deles são irreversíveis, e as empresas podem acabar perdendo espaço no mercado.

Por isso, damos 5 itens para você observar a respeito da sua operação:

1. Falhas na comunicação

Um dos problemas comuns no monitoramento das entregas em uma operação de transportes diz respeito às falhas de comunicação. As especificações do cliente muitas vezes ficam concentradas em só uma etapa do processo operacional, as unidades de medida são transmitidas de forma errada, e por aí vai. É importante entender que um processo de pedido de um cliente precisa passar pelas seguintes etapas:

* Levantamento dos custos -> Contar com preços pré-estabelecidos representa velocidade de resposta ao cliente e minimiza possíveis prejuízos do cálculo manual, especialmente em situações que necessitam de retorno rápido de orçamento.

* Processamento do pedido e informações -> Após o pedido do cliente, a empresa precisa do máximo de informações possíveis sobre a operação, o mais minucioso possível, melhor.

A partir do processamento do pedido, é preciso que haja a correta transmissão dos dados para os setores das demais etapas seguirem adequadamente nos seus trabalhos.

2. Expedição das mercadorias

É uma condição básica para o início do processo de entrega de uma transportadora, que sejam avaliadas as seguintes etapas:

* Emissão do pedido -> O pedido de expedição deverá conter todas as orientações que a expedição precisa para garantir um bom resultado no processo, tais como de que forma deverá ser embalado, qual o veículo que irá, quanto de área deve ser suficiente para ordenar as encomendas e as documentações necessárias para porte do motorista.

* Separação do pedido -> Essa etapa envolve separar quantitativamente as encomendas a serem entregues, embalar se preciso, e organizar em blocos para avaliar a qualidade.

* Controle de qualidade -> Essa etapa é essencial para checagem do material embalado, onde irá ficar, identificar o veículo e seu devido funcionamento, assim como a avaliação da emissão dos documentos.

* Conferência -> Etapa de comparação com ordenação, guia da remessa com a encomenda, e finalmente, despachar o veículo.

3. Uso da tecnologia

A busca por soluções em TI é comum hoje nas empresas, tendo em vista a necessidade de agilidade nos processos e o tempo limitado nas operações. Dispositivos bastante utilizados atualmente nas organizações são os palms, que agilizam a venda e permitem ver os estoques em tempo real e transmitir informações online.

Outros exemplos são as interfaces touch, que possibilitam aos usuários, em poucos comandos, realizar operações ao contrário de inserirem inúmeros dados com acesso a várias telas, assim alcançando a dinâmica necessária nos processos.

No entanto, o mais importante além do uso de gadgets como os citados, é contar com um sistema que concentre todas as atividades da sua operação de forma prática e simples. Concentrar as informações de clientes, entregas, faturamento, documentos, cálculo de fretes e mais em uma plataforma só representa um controle de tudo o que está acontecendo e diminui as preocupações do dia a dia.

4. Uso dos indicadores de performance

O monitoramento dos números que cerca a operação de entrega e de fundamental importância no processo logístico. Inúmeros controles podem ser utilizados. Separamos abaixo dois indicadores para aplicação prática no seu dia a dia:

- O indicador de qualidade na entrega (ICE) - pode ser usado como um método de avaliar também o fornecedor segundo seu processo. Alguns parâmetros podem ser implementados, como prazo, avarias, etc.

- Indicador de Erros nos Pedidos (IEP) - podemos definir esse indicador como um método de avaliar a quantidade de erros cometidos em relação ao total processado de informações. Esse resultado é útil no sentido de avaliar os processos e métodos empregados, além de estabelecer novos padrões de qualidade que possam ser adotados pela empresa a partir do momento em que se detectam anomalias.

5. Rastreamento de entregas

Os benefícios relacionados a um sistema de rastreamento vão além de questões de segurança de carga e segurança de ativos. Podemos destacar 3 importantes aspectos e seus benefícios:

•Sustentáveis – destacar o correto controle de carga sobretudo dos perecíveis evitando perdas, reduções de reprocesso envolvendo consumos energéticos, minimizar emissões de poluentes, etc.

•Operacionais – otimização de rotas e consequentemente, do tempo de entrega, agilidade na operação com aumento de produtividade, lead time de resposta melhor ao cliente, etc.

•Econômicos – melhoria no indicador de km/l, redução de litígio, etc.


Avaliar esses itens na sua operação diariamente deve cada vez mais se tornar uma tarefa rápida, simples e com foco em resultados. Precisam ser consideradas condição básica para alcançar os objetivos a médio e longo prazo, seja de obtenção de mais espaço no mercado, seja com cada vez mais agilidade na entrega de produtos, seja objetivando mais tempo para promover novas estratégias na sua operação.

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7 erros mais comuns na emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico

No mercado de transporte de cargas brasileiro, para realizar transporte em qualquer modal é preciso que a operação tenha validade jurídica. Para conseguir isso, os prestadores de serviço de transportes precisam estar por dentro das documentações e finalidades fiscais da Secretaria da Fazenda (SEFAZ).

Hoje, no transporte de cargas fracionadas ou fechadas, é obrigatória a emissão de documentos como Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e). Não só isso, eles precisam ser corretamente preenchidos e emitidos para evitar as multas e apreensões nas fiscalizações inter ou intraestaduais que geralmente ocorrem durante o trajeto dos transportadores. As multas podem variar dependendo de cada estado, mas acabam sempre sendo grandes prejuízos para as empresas, que terminam atrasando as entregas, tendo os veículos apreendidos e por aí vai.

Nesse post, vamos focar nos principais erros na emissão do CT-e, que atualmente já é o documento básico de todas as atividades de transporte de cargas. 

1. Erros e falhas na digitação

Seja qual for seu software de emissão, o preenchimento dos campos precisa ocorrer com extrema atenção. Números errados, espaços em branco, dados errados a respeito da própria empresa prestadora, intervalos inexistentes em informações quaisquer que sejam podem acarretar na invalidade do documento, assim como de seu documento auxiliar, o DACTE.

A Sefaz realiza uma validação importantíssima na recepção do CT-e para liberação do documento. É o que se chama de Leiaute do CT-e. Isso tem como objetivo garantir que não haja erro de preenchimento dos campos e que todas as regras de validação tenham sido observadas.

Nos sistemas que automatizam o processo de emissão, os campos mais comuns onde ocorrem problemas de preenchimento são: município, veículo e motorista. Alguns prestadores não tem esses dados, especialmente o nome do motorista, ou precisam cadastrar previamente para selecionar em seguida. Por isso, atenção ao usar um sistema para os municípios já cadastrados, pois poderão ser selecionados diretamente no formulário.

A automatização de processos agrega velocidade e tranquilidade na emissão do seu Conhecimento de Transporte. Escolher um sistema que te ajude a emitir o CT-e em instantes ou na importação de todas as informações das Nota Fiscal em .xml, por exemplo, irá otimizar a saída de mercadorias e garantir o controle da sua atividade.

2. Erro nos cálculos e parametrizações tributárias

Em alguns softwares, os campos de preenchimento dos valores de tributos e parametrizações precisam ser preenchidos corretamente com os cálculos diretamente ligados aos tipo de tributação da sua operação - se será Normal, Isento, Simples Nacional ou Redução e Substituição Tributária. 

Esses cálculos impactam diretamente no recolhimento do fisco da operação. Veja esse exemplo:

Um prestador necessita realizar a emissão do conhecimento por substituição tributária e cobra cerca de R$ 1000,00 pelo frete da sua operação. Neste exemplo a respeito da substituição tributária, o cliente precisará pagar ao prestador 12% do valor do frete logo no contrato, para ser ressarcido após o termino do serviço, ou seja, R$ 96,00. Ao realizar a entrega, o prestador não poderá ficar com os R$ 1000,00 do seu serviço, e sim R$ 904,00, pois o ressarcimento do cliente precisará ser feito.

Então é de suma importância que o prestador esteja ciente dos detalhes de cada tipo de contratação para que possa se prevenir de prejuízos por falta do cálculo correto das alíquotas e tributos. Contar com um sistema que te ofereça, entre outras otimizações, o cálculo automático de frete trará celeridade no processo da emissão.

3. Erro no preenchimento do CFOP

É importante para o prestador de serviço de transporte de cargas sabe que o número do CFOP não será o mesmo para todas as operações. Ele é o mesmo, para uma operação cujas características de trajeto e tipo de carga se repetem. Mas se por exemplo, um transportador que realiza entregas de SP para SP, começar a atender um cliente que precisa de entregas no trecho SP-MG, o número da operação muda e precisa ser incluso na emissão do novo Conhecimento de Transporte Eletrônico.

Esse tipo de erro acarreta em rejeições contínuas da SEFAZ até que se corrija.

4. Preenchimento incorreto do RNTRC

Na emissão do conhecimento, existem 3 momentos onde o RNTRC é necessário: no cadastro do emitente, do veículo e do motorista. Por esse motivo, é essencial que o prestador de serviço esteja com os números em mãos na hora de fazer a emissão do documento. Em alguns sistemas e na própria SEFAZ, alguns usuários possuem o hábito de inserir números a esmo apenas para preencher os campos e conseguir dar saída no documento. 

Porém, como esperado, a fiscalização nesse sentido para realizar a validação tem se intensificado, e todos os que desejam atualmente dar saída das cargas precisam estar 100% munidos das informações que irão garantir a validação do CT-e em tempo hábil.

5. Erro no preenchimento da forma de pagamento

No emissor gratuito, existem três campos de marcação referentes pagamento da operação: "Pago","A pagar" e "Outros". Ao marcar pago, o transportador alega que já realizou o pagamento do frete da operação, e clicando no 'a pagar', que ainda será feito o recolhimento e que será pago pelo receptor, e no caso do 'outros', representa uma situação em que nenhum dos acima mencionados pagam e isso será realizado por um terceiro. 

Antigamente, os transportadores conheciam duas siglas, o CIF e o FOB. Elas significavam, respectivamente, que seria pago pelo remetente ou ainda seria pago pelo destinatário. O problema da utilização dessas siglas, além de não serem reconhecidas pela SEFAZ, é que excluia o campo "Outros", importante para as operações que tem uma complexidade maior no fisco e pagamentos.

Preencher esse campo de forma incorreta pode acarretar problemas não só com a SEFAZ, assim como com seus clientes e embarcadores.

6. Erro no preenchimento das observações gerais e das observações fiscais

Na emissão do CT-e, existem esses dois campos no documento, e muitos transportadores não entendem a rejeição da SEFAZ com relação a esse preenchimento, mas vamos te explicar:

- No campo Observações Gerais, você vai explicar as informações extras que precisa incluir com relação aos detalhes da sua operação de caráter objetivo sobre a atividade.

- No campo Observações Fiscais, você irá incluir as informações referentes ao fisco da atividade, como por exemplo "Procedimento efetuado nos termos da Portaria CAT 121/2013"

Outra atenção importante é com relação aos espaços dados e quebra de linha nesse preenchimento. Não pode ter espaço antes do texto, nem no fim, e é preciso ter muita atenção ao pressionar o "enter" pela quebra da linha no texto, que pode fazer a SEFAZ invalidar e retornar o seu documento.

7. Informações inadequadas a respeito das mercadorias

Alguns transportadores não tem uma noção precisa do volume após o carregamento das cargas no transporte e do destinatário, optando por deixar os campos de detalhes da mercadoria, como peso, número do endereço do destinatário, em branco. Isso não é aceito pela SEFAZ e pode acarretar no retorno do documento.

Isso ocorre frequentemente com transportadores que não possuem a Nota Fiscal da mercadoria e podem preencher com qualquer informação esses campos, ou até mesmo preenchendo o campo "outros documentos", justamente por não ter as informações. Isso é extremamente nocivo, considerando que a categoria 'outros documentos' foi criada justamente para as mercadorias que serão despachadas tendo como base um documento de formato diferente dos comumente utilizados.

Considerações finais

Estar com o uso do CT-e autorizado pela SEFAZ significa que a Secretaria está ciente da sua prestação e de seus detalhes formais - autoria, leiaute, numeração e autorização do emitente - e da sua declaração, gravando no banco de dados oficial o seu serviço. Assim, você evita multas e garante a tranquilidade de prazos da sua prestação.

Com a implementação da tecnologia existem sistemas online que facilitam o preenchimento do CT-e. As ferramentas digitais evitam todo processo burocrático com plataformas 100% online que atuam de forma simples e prática. Você pode experimentar gratuitamente softwares que ajudam o internauta no preenchimento adequado do CT-e sem causar riscos de possíveis erros que acabam resultando no cancelamento da emissão do registro. Clique aqui e emita grátis seu CTe!

Sabia que a partir do dia 01 de janeiro de 2017 o emissor de CTe da Sefaz será desativado e o download interrompido? Leia nosso post sobre o fim emissor da Sefaz! 

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4 dicas para fazer um rastreamento efetivo das suas entregas

A competitividade entre as empresas de transportes no Brasil vem crescendo a cada dia e isso fez com que muitos empreendedores procurassem alternativas de se manterem de forma ativa e eficiente no mercado. Com isso, o auxilio da tecnologia (hardware, softwares relacionados) principalmente nos serviços de distribuição de cargas e gerenciamento de produtos, serviu de estratégia para o controle de qualidade.

Essa necessidade ajudou muitas empresas a dotar sistemas de rastreamento de mercadorias. Isto facilitou aos usuários visualização em tempo real na localização do veículo, através do GPS. Esta tecnologia de monitoramento é sem dúvida uma ótima escolha no processo, para que ambas as partes (prestador e contratante) tenham o controle e segurança na entrega correta ao destinatário.

Mas para que haja um rastreamento ágil e efetivo levantamos quatro pontos importantes na qualidade do serviço:

Registrar alterações

Qualquer alteração seja ela de percurso, nome, transações, coleta e entrega, deverá ser informada no sistema para que haja um controle de registro na operação. O malote de mercadoria no momento da entrega deverá constar todos os dados corretos e detalhados.

Notificar envolvidos 

Dispor de ferramentas necessárias que notifiquem por email ou mensagem de texto quando as remessas são retiradas ou entregues ao destinatário é de extrema importância. Isto possibilita tranquilidade e independência ao cliente na atualização do controle do status da carga.

Acesso em tempo real

Através do processo de roteirização é possível fornecer um alto nível de serviço para seus clientes a um menor custo operacional e capital possível. A atualização do status do pedido é necessária para obter informações de localização de um objeto rastreado, através de numeração do A.R. que acompanha no momento de entrega.

Registrar e verificar dados do recebedor 

Após receber o pedido da mercadoria, o transportador deverá registrar as informações com atenção na plataforma, bem como importar automaticamente as entregas em sistema, para que não ocorra desconforto com erro de trocas de objetos, além de causar aumento de custos e perda de tempo gasto com o transporte da mercadoria. Também é importante coletar assinatura de entrega final ao destinatário e verificar com atenção nome do responsável pelo recebimento da carga.


A parte tecnológica do rastreamento de mercadorias vem crescendo a cada ano e com isso surgem soluções para monitoramento de entregas a qualquer momento. Existem ferramentas que incorporam todos os recursos citados no texto que facilitam a logística do prestador e contratante.


O Hive.Cloud Ar é uma plataforma com monitoramento em tempo real, integração de API, exportação de diferentes tipos de arquivos de entrega, além de registro com coordenadas geográficas na entrega de sua encomenda. O acesso através de nosso site é rápido e gratuito.

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O destinatário alegou não receber a sua entrega. O que fazer?

Tranquilo com a qualidade do serviço de logística prestado pela sua empresa, você começa a receber ligações de destinatários afirmando que não receberam suas entregas. A situação lhe parece familiar? Como proceder nesses casos?

Primeiramente, é preciso ter informações concretas. A entrega ainda está dentro do prazo contratado? Muitos destinatários sofrem de uma ansiedade excessiva, ou às vezes organizam verdadeiros plantões em suas casas para poder receber a encomenda. Nesses casos, a informação detalhada e mais completa possível é a melhor forma de responder ao destinatário. 

Por dentro da logística

O acompanhamento de uma entrega passo-a-passo é, sem dúvida, a melhor forma de tratar pontualmente a necessidade por informações do destinatário, e todos os bons sistemas de acompanhamento de entregas contam com essas funcionalidades. Contar com a confirmação da chegada do entregador, por meio de recursos em seu smartphone, como a sua localização por GPS e fotos do local da entrega são excelentes mecanismos de assegurar ao destinatário e ao contratante do serviço a sua efetiva prestação.

Mas é preciso ir além. Para manter um serviço de logística de qualidade, é necessário poder compreender tudo o que ocorre. Existem problemas em uma determinada região? Onde as entregas sofrem mais atrasos? Mais do que o acompanhamento das encomendas, um bom sistema de rastreamento deve organizar os dados de entregas para permitir que o gestor consiga identificar problemas e propor soluções de forma assertiva, avaliando históricos de entregas e indicando em que regiões os atrasos ocorrem com maior frequência.

Uma visualização que indique a concentração de atrasos nas entregas por região (estado, município ou faixas de CEPs) fornece um ótimo subsídio para que o gestor possa tomar medidas corretivas e melhorar ainda mais a qualidade do serviço prestado.

Mantendo os níveis de serviço

Um contrato de serviços de logística envolve o atendimento a níveis de serviço acordados entre as partes por meio de SLAs (Service Level Agreements). Um SLA pode levar em conta o índice de entregas realizadas pontualmente ou com atrasos, sempre em relação aos prazos previamente acertados.

O cálculo e o acompanhamento desses SLAs é um ponto de grande importância para a qualidade dos serviços prestados. Poder identificar desvios é a melhor forma de manter a qualidade do serviço dentro dos padrões fixados em contrato, evitando multas ou até mesmo o destrato. Por esse motivo, um bom sistema de rastreamento deve permitir o cálculo dos SLAs de acordo com os parâmetros fixados.

O cálculo dos SLAs, devidamente corroborado pelas comprovações de entrega registradas em sistema, é ainda a forma mais segura de demonstrar o seu atendimento ao contratante dos serviços de logística, garantindo um bom andamento do contrato. 

O Hive.cloud AR é um sistema de registro de ocorrências e rastreamento de entregas em tempo real, que, além de permitir a eliminação do comprovante de papel, fornece valiosas informações ao gestor. Com essas informações, os desafios abordados podem ser tratados de forma rápida e eficiente, contribuindo para a prestação de um serviço de melhor qualidade. 

Quer conhecer mais sobre o Hive.cloud AR? Clique aqui! E não deixe de comentar sobre outras dificuldades encontradas no dia a dia de seus serviços de logística!

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