Conheça algumas das consequências do cálculo errado do frete

Um dos momentos mais importantes da organização das operações de uma transportadora está no cálculo do frete, pois é neste momento que o transportador irá estipular o valor do seu serviço de transporte baseado em diversas características que são variáveis tais como: o tipo de carga que ele irá transportar, o volume e peso que a mesma irá ocupar, a distância entre os pontos de coleta e entrega da carga, dificuldades do percurso, taxa de pedágio dentre outras.

Tudo isso deve ser levado em consideração na hora do cálculo do serviço de transporte, porém muitas vezes o transportador erra nesses cálculos, o que pode gerar problemas de confiança, atraso no recebimento do valor acordado, queda no faturamento, pagamento em duplicidade e desconfiança com os embarcadores.

Neste artigo, iremos demonstrar quais são as consequências sofridas pelos transportadores quando erram no cálculo do frete com erros que, apesar de corriqueiros, causam tantos transtornos para a empresa transportadora.

Uma das primeiras falhas ao realizar o cálculo do frete está na tentativa de fazê-lo manualmente, utilizando máquinas calculadoras físicas. Esse cálculo manual geralmente incorre em erros, que quando percebidos já não é mais possível corrigí-los, causando aumento dos custos para o transportador, na correção dos dados errados. No caso de um caminhão que já tenha saído para a entrega, por exemplo, com um MDFe contendo um CTe incorreto, o Conhecimento incorreto deve ser corrigido antes da chegada do veículo em um posto fiscal, pois se o Manifesto já tiver passado pela leitura, não existe mais a possibilidade de cancelamento do CTe errado. O transportador pagará os impostos de dois CTes: o incorreto e o emitido posteriormente com os dados corretos.

A digitação do peso errado. Este é um deslize bastante comum no cálculo do frete, pois muitas vezes o transportador esquece que o cálculo deve ser feito baseado no peso cubado, que considera o volume X peso bruto, e não apenas o peso. O peso pode impor limites na quantidade de carga a ser transportada, assim como o volume, devido às limitações físicas dos veículos.

Assim como a inserção inadequada do peso, errar no valor da mercadoria (dados da nota fiscal dos produtos) pode trazer sérios problemas ao transportador, pois o valor da carga afeta diretamente no valor do seguro da mesma, visto que o transporte de itens que têm mais valor de mercado, como eletroeletrônicos por exemplo, tendem a ser as cargas mais interceptadas. Considerar isso no momento de fechar o valor do frete é essencial para a segurança tanto da empresa transportadora quanto, do embarcador.

Assim podemos listar as seguintes consequências de erros no cálculo do frete:

• Cobrança de um valor à maior ou à menor ao embarcador, gerando desconfiança e perda de credibilidade na empresa transportadora além de prejuízos financeiros;
• Atrasos no valor a receber do frete, em decorrência da correção dos documentos fiscais emitidos incorretamente;
• Impacto direto no faturamento da transportadora, que deixa de receber na data prevista;
• Impacto em termos fiscais com a receita caso exista um CTe incorreto incluso em um Manifesto já bipado em um posto fiscal, pois a SEFAZ impedirá o cancelamento do CTe, fazendo o transportador gerar outro Manifesto correto, tendo que pagar os impostos incindidos em ambos documentos: o CTe errado e o correto;
• Em caso de auditoria fiscal, documentos com informações conflitantes geram multas.

Portanto, para evitar a ocorrência de erros que prejudiquem o faturamento de sua empresa, fique atento na hora do cálculo do frete e do preenchimento dos documentos fiscais.

Por: Taísa Silveira

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5 itens para você avaliar no seu processo de entrega

Para entender o mercado consumidor, que irá receber as entregas da sua operação, é importante entender de forma detalhada os seus anseios e perspectivas. Porém, para o transportador, isso representa compreender os gastos que você poderá ter. Alguns deles são irreversíveis, e as empresas podem acabar perdendo espaço no mercado.

Por isso, damos 5 itens para você observar a respeito da sua operação:

1. Falhas na comunicação

Um dos problemas comuns no monitoramento das entregas em uma operação de transportes diz respeito às falhas de comunicação. As especificações do cliente muitas vezes ficam concentradas em só uma etapa do processo operacional, as unidades de medida são transmitidas de forma errada, e por aí vai. É importante entender que um processo de pedido de um cliente precisa passar pelas seguintes etapas:

* Levantamento dos custos -> Contar com preços pré-estabelecidos representa velocidade de resposta ao cliente e minimiza possíveis prejuízos do cálculo manual, especialmente em situações que necessitam de retorno rápido de orçamento.

* Processamento do pedido e informações -> Após o pedido do cliente, a empresa precisa do máximo de informações possíveis sobre a operação, o mais minucioso possível, melhor.

A partir do processamento do pedido, é preciso que haja a correta transmissão dos dados para os setores das demais etapas seguirem adequadamente nos seus trabalhos.

2. Expedição das mercadorias

É uma condição básica para o início do processo de entrega de uma transportadora, que sejam avaliadas as seguintes etapas:

* Emissão do pedido -> O pedido de expedição deverá conter todas as orientações que a expedição precisa para garantir um bom resultado no processo, tais como de que forma deverá ser embalado, qual o veículo que irá, quanto de área deve ser suficiente para ordenar as encomendas e as documentações necessárias para porte do motorista.

* Separação do pedido -> Essa etapa envolve separar quantitativamente as encomendas a serem entregues, embalar se preciso, e organizar em blocos para avaliar a qualidade.

* Controle de qualidade -> Essa etapa é essencial para checagem do material embalado, onde irá ficar, identificar o veículo e seu devido funcionamento, assim como a avaliação da emissão dos documentos.

* Conferência -> Etapa de comparação com ordenação, guia da remessa com a encomenda, e finalmente, despachar o veículo.

3. Uso da tecnologia

A busca por soluções em TI é comum hoje nas empresas, tendo em vista a necessidade de agilidade nos processos e o tempo limitado nas operações. Dispositivos bastante utilizados atualmente nas organizações são os palms, que agilizam a venda e permitem ver os estoques em tempo real e transmitir informações online.

Outros exemplos são as interfaces touch, que possibilitam aos usuários, em poucos comandos, realizar operações ao contrário de inserirem inúmeros dados com acesso a várias telas, assim alcançando a dinâmica necessária nos processos.

No entanto, o mais importante além do uso de gadgets como os citados, é contar com um sistema que concentre todas as atividades da sua operação de forma prática e simples. Concentrar as informações de clientes, entregas, faturamento, documentos, cálculo de fretes e mais em uma plataforma só representa um controle de tudo o que está acontecendo e diminui as preocupações do dia a dia.

4. Uso dos indicadores de performance

O monitoramento dos números que cerca a operação de entrega e de fundamental importância no processo logístico. Inúmeros controles podem ser utilizados. Separamos abaixo dois indicadores para aplicação prática no seu dia a dia:

- O indicador de qualidade na entrega (ICE) - pode ser usado como um método de avaliar também o fornecedor segundo seu processo. Alguns parâmetros podem ser implementados, como prazo, avarias, etc.

- Indicador de Erros nos Pedidos (IEP) - podemos definir esse indicador como um método de avaliar a quantidade de erros cometidos em relação ao total processado de informações. Esse resultado é útil no sentido de avaliar os processos e métodos empregados, além de estabelecer novos padrões de qualidade que possam ser adotados pela empresa a partir do momento em que se detectam anomalias.

5. Rastreamento de entregas

Os benefícios relacionados a um sistema de rastreamento vão além de questões de segurança de carga e segurança de ativos. Podemos destacar 3 importantes aspectos e seus benefícios:

•Sustentáveis – destacar o correto controle de carga sobretudo dos perecíveis evitando perdas, reduções de reprocesso envolvendo consumos energéticos, minimizar emissões de poluentes, etc.

•Operacionais – otimização de rotas e consequentemente, do tempo de entrega, agilidade na operação com aumento de produtividade, lead time de resposta melhor ao cliente, etc.

•Econômicos – melhoria no indicador de km/l, redução de litígio, etc.


Avaliar esses itens na sua operação diariamente deve cada vez mais se tornar uma tarefa rápida, simples e com foco em resultados. Precisam ser consideradas condição básica para alcançar os objetivos a médio e longo prazo, seja de obtenção de mais espaço no mercado, seja com cada vez mais agilidade na entrega de produtos, seja objetivando mais tempo para promover novas estratégias na sua operação.

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