Entenda o conceito de Custo Total de Propriedade e sua importância na TI
O custo total de propriedade (CTP), ou em inglês Total Cost of Ownership (TCO) é um conceito utilizado em negócios de todas as áreas e remete à avaliação dos custos de aquisição de um produto além do preço inicial de compra.
Sabemos o que a análise de TCO faz, mas convém saber o que ela não faz. Esse método avalia apenas a questão financeira relacionada a um negócio. Não avalia os riscos envolvidos na utilização de uma nova tecnologia a ser aplicada em uma companhia, tampouco seu impacto e benefícios sociais ou ambientais.
O Custo Total de Propriedade acaba sendo mais influenciado por alguns custos que por outros. A seguir veremos quais são os fatores pesam mais na elaboração do TCO.
Principais custos envolvidos na aquisição de um software
Um produto pode ser associado a um iceberg. Na ponta deste aparece apenas o custo inicial de compra ou licenciamento. Abaixo da linha do mar, oculto, estão os demais custos que vão desde o treinamento até comunicação.
Os custos podem ser diretos ou indiretos: diretos quando envolvem a implementação do produto/serviço e os indiretos os que surgem em decorrência da instalação completa do serviço para seu uso pleno e correto. Vejamos quais são os principais custos na aquisição de um software proprietário.
Compra e/ou licenciamento: a maioria dos softwares são vendidos com licenças percentuais e demandam um pagamento anual para o recebimento dos últimos updates e acesso ao suporte. Além disso, conforme a necessidade da empresa aumenta, podem ser necessárias licenças extras para novos usuários.
Instalação e infraestrutura: por vezes um setup inicial é requerido, mesmo que não seja desejado customizar ou integrar o software com outros sistemas. No geral, este custo envolve a instalação de um melhor hardware, a configuração da base de dados e a garantia que todos os usuários terão o software funcionando perfeitamente.
Customização e integração: softwares proprietários tendem a ser mais customizáveis. Essa característica faz com que compradores desse tipo de serviço gastem mais com customização e integração. Como consequência disso, quanto mais customizado é um programa, mais complementos e upgrades serão necessários.
Migração e treinamento: estes custos estão presentes em praticamente toda aquisição de novas ferramentas e tecnologias. Uma correta migração inibe problemas futuros e colaboradores bem treinados extrairão o melhor do novo software.
Manutenção e suporte: pacotes podem ser negociados já na aquisição e representam entre 15% a 22% do preço de licenciamento inicial. Nesses pacotes estão: a manutenção anual, melhorias e correções de falhas.
A importância da análise comparativa entre o preço de compra e o TCO
A análise comparativa completa desses dois itens é crítica na escolha do negócio mais rentável. Segundo a Gartner, a organização que criou esse método, custos indiretos tendem a ser sete vezes maiores que os diretos. Contudo, a flexibilidade da solução e os riscos associados também devem fazer parte dessa análise e integrados ao cálculo de ROI (Retorno sobre Investimento).
A principal vantagem da utilização do TCO é que ele cria um modelo que pode ser extrapolado para anos seguintes, possibilitando o corte e ajuste de recursos. Isso acaba por gerar uma vantagem competitiva, pois permite a comparação de dois ou mais produtos, que apenas é possível quando observada em termos comuns.
Então, antes de adquirir um produto ou serviço, pense bem e vá além do simples balanço de preços de compra. Isso levará sua organização a um melhor planejamento e certamente evitará surpresas desagradáveis.
Caso tenha alguma dúvida ou queira conhecer nossas soluções entre em contato conosco! Leia também nosso comparativo sobre os custos totais de propriedade com Software local e com Software as a Service (Saas)
