A importância de controlar os comprovantes de entrega adequadamente

Uma das questões mais delicadas na relação entre transportadores e seus clientes é a confirmação do recebimento da carga. Não é incomum que existam complicações gerenciais e até mesmo judiciais relacionadas à documentação que comprova a entrega da carga, que ainda gera muitas dúvidas e confusões.

Pensando nisso, decidimos elaborar este artigo para esclarecer a importância de controlar os comprovantes de entrega no transporte de carga, incluindo as melhores práticas relacionadas à confirmação do seu recebimento na atualidade. Conheça nossas dicas!

Os comprovantes de entrega no transporte de carga

Uma dúvida muito comum relacionada aos comprovantes de entrega é quais documentos podem ser utilizados com esta finalidade, incluindo quem deve assiná-los e quem deve ficar com sua guarda.

Para nossa legislação atual, existem dois documentos capazes de comprovar a entrega de uma carga. Conforme o artigo 19 do Convênio 6/89 do SINIEF – Sistema Nacional de Informações Econômico Fiscais, publicado no DOU – Diário Oficial da União de 21 de fevereiro de 1.989, com a redação dada pelo Ajuste SINIEF 14/89, publicado no DOU de 30 de agosto de 1.989, a 2ª via do conhecimento de transporte pode servir como comprovante de entrega, ou seja, este é o primeiro documento legalmente aceito para a comprovação de entrega da carga nos multimodais: rodoviário, aéreo, ferroviário, marítimo, fluvial etc. Para tanto, a 2ª via do conhecimento de transporte deve ser assinada e datada pelo destinatário, sem conter ressalvas no verso do documento, quando este é impresso.

O segundo documento legalmente aceito é o canhoto da nota fiscal, igualmente assinado e datado pelo responsável pelo recebimento da carga. É interessante também registrar o nome e a função do recebedor, quando esses ainda não constarem no documento.

O comprovante de entrega da carga, seja a 2ª via do conhecimento de transporte, ou o canhoto da nota fiscal, é propriedade do transportador e deve ser mantido arquivado pelo prazo de cinco anos, para consultas fiscais.

Esclarecidas as possibilidades legais relacionadas aos comprovantes de entrega no transporte de carga, passamos para outro grande problema para quem fornece o serviço de transporte: a agilidade dos processos que dependem do documento de comprovação da entrega.

Gestão dos comprovantes de entrega

No fluxo de trabalho das transportadoras, o comprovante de entrega é necessário para dar continuidade à gestão do serviço. Quando o processo depende de um comprovante impresso, pode levar muitos dias para que o documento seja entregue à administração, que só depois pode comunicar ao cliente sobre a conclusão da entrega. Na prática, isso significa lentidão para concluir o serviço e, consequentemente, para receber o valor do frete.

Outra situação muito comum é quando o cliente da transportadora solicita a conferência do comprovante de entrega. Quando os comprovantes são impressos, eles podem ser armazenados em outro lugar, diferente de onde o gestor está alocado. Além do custo de armazenar inúmeros documentos, pode haver dificuldade em acessá-los, por conta de sua localização, e ainda há a chance de perder esta documentação com vazamentos, rasuras, incêndio ou outros acidentes.

Agilidade na comprovação da entrega

Considerando todos estes problemas e visando trazer mais agilidade ao processo de confirmação da entrega, muitas transportadoras estão apostando em sistemas digitais de confirmação de entrega. Os sistemas on-line permitem acompanhar, em tempo real, o processo de entrega da carga e ainda agilizam a resposta ao cliente sobre o status do serviço contratado.

Com os softwares dedicados à gestão de entrega das cargas, tornou-se possível:

•        Compartilhar informações em tempo real e acessá-las por vários dispositivos

Através de qualquer computador, incluindo tablets e smartphones, é possível acessar os softwares para gestão de entregas, que geralmente funcionam de maneira on-line. Dessa forma, basta o motorista estar conectado à internet para atualizar o status da entrega e, em tempo real, o gestor ser atualizado sobre qualquer mudança. Da mesma maneira, o gestor também pode notificar o motorista facilmente durante toda a operação, incluindo comunicar a adição de novas operações diretamente pelo aplicativo.

•         Visualizar embarques e entregas em um só lugar

Tanto o motorista quanto o gestor dedicado ao controle das embarcações podem acompanhar, numa mesma tela, todas as informações relacionadas a cada embarque e entrega pendente, além das já concluídas. Isso torna a integração entre as atividades de romaneio mais clara, além de aumentar a consciência e o controle sobre qualquer alteração na atividade.

•        Confirmar a operação através de foto, áudio ou localização por GPS

Além de receber a assinatura do responsável pelo recebimento da carga, o motorista pode gerar informações complementares sobre o andamento do serviço, como foto e áudio que registrem quem foi o recebedor, qual foi o local de entrega, qual a situação da mercadoria entregue, qual a localização do caminhão via GPS do seu smartphone, dentre outras informações do interesse da empresa de transporte e de seu cliente.

Apesar de não terem o mesmo valor legal que a 2ª via do conhecimento de transporte e do canhoto da nota fiscal, estes dados podem ser muito relevantes para o embarcador, que valoriza tanto a eficiência na entrega da carga, quanto a informação rápida e precisa sobre o andamento do serviço.

•        Buscar entregas usando o código de barras de documentos fiscais

Os sistemas on-line de gestão de entregas podem incluir a opção de escaneamento de código de barras, uma função que facilita a busca por informações de determinada entrega. Apontando a câmera de um smartphone para o código de barras do DACTE, por exemplo, o software identifica qual é a entrega a qual aquele documento se refere e apresenta as informações atualizadas sobre seu status.

Isso permite imenso controle de cada operação, prevenindo, tanto o motorista quanto o gestor, de cometerem algum erro durante o processo de entrega.

• Dar respostas rápidas aos clientes

Qualquer questionamento por parte do cliente sobre o serviço solicitado pode ser rapidamente consultado e confirmado no sistema de integração on-line. Além disso, é mais fácil compartilhar a informação com o cliente de maneira digital, incluindo as fotos, os áudios e a assinatura de quem recebeu a carga, quando se tratar de uma assinatura digital.

Tendência digital

Nos últimos anos, temos acompanhado uma tendência à digitalização no ramo dos transportes, tanto de documentos, quanto de processos. As notas fiscais e os compromissos de transporte eletrônicos (CT-e) foram apenas os primeiros passos para que empresas e autônomos do setor se iniciem nos processos digitais. Como sua transportadora se encontra em relação às tecnologias digitais? Quais atividades você acredita que ficaram melhores com a virtualização? Compartilhe sua opinião com a gente deixando seu recado aqui abaixo!

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Aprenda uma forma simples de digitalizar seus comprovantes de entrega

A comprovação de entrega é um dos processos mais importantes do transporte de cargas. Ela é essencial para dar segurança aos compradores em transações comerciais e garantir que eles paguem apenas por produtos que foram devidamente recebidos. Isto é ainda mais importante em uma era onde o e-commerce assume um papel preponderante no varejo e, consequentemente, o ato de compra e recebimento dos produtos ocorrem em momentos distintos.

Porém um dos critérios para o recebimento do frete é justamente o comprovante de entrega da mercadoria, um papel geralmente assinado pelo recebedor da carga. Este comprovante de entrega em papel ainda é o sistema "oficial" de comprovação das entregas realizadas. No entanto as chances desse documento se perder, avariar, rasgar entre outras eventualidades é muito grande, ainda que sua importância seja elevada para o transportador.

Para garantir maior durabilidade, facilidade de acesso e cópias de segurança, algumas empresas investiram em equipamentos e soluções destinados exclusivamente a digitalização destes comprovantes. Por envolver a aquisição de equipamentos caros e a participação de profissionais dedicados exclusivamente a estas atividades, muitas vezes este investimento não é viável em todas as operações. Por conta disto, diversas empresas tem utilizado soluções mais acessíveis e criativas para atender a este mesmo propósito. Então, você que é transportador, talvez não saiba, mas a solução pode estar na palma da sua mão!

Isso mesmo! Atualmente com os avanços tecnológicos oferecidos nos smartphones de última geração, um dos recursos que mais evoluiu foi a câmera fotográfica. Melhoria da resolução, foco automático, correção de movimento, flash entre outras funcionalidades, são apenas alguns dos aprimoramentos surpreendentes que passaram a compor estes aparelhos, e eles também podem ser ótimos aliados na hora de registrar a entrega.

O uso do celular em operações logísticas tem sido cada vez mais difundido e esta ferramenta deve ser explorada em todas as suas potencialidades. Um smartphone simples possui recursos de gravação de áudio e bloco de notas, que também podem - e devem! - ser utilizados para manter os embarcadores a par do status da carga. Fotografando o comprovante físico e enviando o arquivo digital em imagem para os clientes de modo instantâneo e rápido é uma forma de gerenciar e repassar as informações aos embarcadores. Por esta razão não faz sentido investir em uma grande infraestrutura para digitalização dos comprovantes de entrega.

Também através desses dispositivos smartphones que soluções um pouco mais elaboradas são disponibilizadas para o transportador melhorar suas operações logísticas. Alguns softwares, como o Hive.cloud AR, que podem ser utilizados nos celulares para registro de entregas, através de fotos, envio de áudios, notas textuais e registros da localização via GPS e horário de onde a entrega foi realizada, tudo isso feito pelo motorista responsável pelo transporte das mercadorias.

Enquanto a tecnologia não conquista definitivamente o lugar ocupado pelos obsoletos canhotos de comprovação de entrega, os operadores logísticos de alta performance inovam através de soluções simples e acessíveis, melhorando e aprimorando seu nível de serviço.

Além de se preocupar com os comprovantes de entrega, outra parte importante que você transportador precisa fazer bem é o monitoramento de suas cargas. Confira nesse post as consequências de um rastreamento de cargas ineficiente!

Por: Taísa Silveira

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O comprovante de entrega em papel está com os dias contados

Atualmente tem sido comum as empresas optarem pela tecnologia, visando obter melhores resultados com a otimização de processos, minimização de gastos e redução de tempo na execução de diversas atividades.

Dentro do setor de logística, este envolvimento da tecnologia também tem sido muito utilizado pelas empresas de transporte de cargas na busca pela maior eficiência e satisfação de seus clientes. Deste modo, um exemplo comum está na troca dos tradicionais comprovantes de entrega em papel, por sistemas automatizados que gerenciam baixas realizadas por motoristas com o uso do celular.

Veja a seguir maiores detalhes sobre esta inovação e saiba como esta tecnologia pode ser vantajosa para sua transportadora.

Comprovantes de Papel

Ainda muito utilizado pelas transportadoras, os comprovantes de papel possuem uma alta taxa e inconfiabilidade. Além disso, a grande dificuldade das transportadoras que ainda trabalham com este recurso, está na falta de controle sobre as entregas, não sendo possível monitora-las em tempo real.

Abaixo listamos algumas das principais desvantagens nestes tipos de comprovantes:

• Custos com papel, impressão e mão de obra;
• Requer disponibilidade de local para armazenagem dos documentos de comprovação de entrega;
• Facilidade de extravio;
• Possibilita ocorrências de avarias (rasgar, molhar, manchar, entre outros);
• Baixa produtividade com a inserção manual de dados;
• Baixa confiabilidade das entregas de cargas, pela possibilidade de fraudes em canhotos de Nota Fiscal;
• Complexidade para gerar relatórios mensais de entregas realizadas;
• Falta de precisão para registrar data e hora da entrega.

Soluções inovadoras

Em meio às diversas desvantagens e dificuldades de gestão com os comprovantes em papel, a tecnologia tem trazido cada vez mais soluções para melhorar a eficiência e controle dos processos logísticos.

Para a gestão de entregas, atualmente é possível contar com sistemas automatizados de registros, onde a transportadora poderá optar por aplicativos que possibilitam aos motoristas visualizarem os embarques e entregas e até mesmo buscar entregas por meio de códigos de barras em documentos fiscais. Outro recurso relevante nestes aplicativos está na possibilidade de confirmar as entregas por meio do envio de fotos, áudios e localização via GPS no ato da entrega, além de oferecer uma comunicação entre a transportadora e o motorista em todo o percurso.

Para quem pretende implementar esta tecnologia em sua transportadora, vale a pena conhecer algumas das principais vantagens que poderão ser desfrutadas com este recurso.

Vantagens

• Facilidade de gestão de entregas;
• Controle de data e hora exatas em que a entrega foi realizada;
• Maior produtividade e confiabilidade nas entregas;
• Isenção de custos com suprimentos (papel, impressão e armazenamento);
• Monitoramento em tempo real;
• Facilidade para registro de ocorrências;
• Otimização de tempo;
• Comunicação entre empresa e motorista;
• Registros de entrega por meio de fotos, áudios e coordenadas de GPS, evitando fraudes e demais problemas da entrega;
• Possibilidade de importação automática de arquivos no sistema.

Softwares para monitoramento de entregas

Como o setor logístico possui grande concorrência, as transportadoras que pretendem reduzir custos e tornar seus processos mais eficientes, devem avaliar a possibilidade de implementar softwares de gestão e controle operacional de acordo com cada atividade desempenhada.

Atualmente é possível contar com diversos sistemas para automatização de cada área da logística, porém destacam-se aqui os softwares para o controle e monitoramento de entregas como sendo um dos principais a serem adquiridos por novas transportadoras ou até por empresas já atuantes no mercado logístico. Deste modo, se você busca praticidade e maior controle das entregas de sua transportadora, vale a pena conhecer e adquirir esta tecnologia.

No texto de hoje foi possível conhecer as vantagens em automatizar os processos de gestão de entregas, optando pela substituição dos comprovantes de entrega em papel por aplicativos.

Com isso, as transportadoras que desejam ampliar a eficiência de gestão e obter um melhor controle de suas entregas, devem avaliar a possibilidade de adquirir este tipo de tecnologia que garantirá também um melhor custo-benefício comparado aos tradicionais comprovantes em papel.

E você? Como gerencia as entregas de sua transportadora? Deixe seu comentário abaixo!

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