A importância de controlar os comprovantes de entrega adequadamente

Uma das questões mais delicadas na relação entre transportadores e seus clientes é a confirmação do recebimento da carga. Não é incomum que existam complicações gerenciais e até mesmo judiciais relacionadas à documentação que comprova a entrega da carga, que ainda gera muitas dúvidas e confusões.

Pensando nisso, decidimos elaborar este artigo para esclarecer a importância de controlar os comprovantes de entrega no transporte de carga, incluindo as melhores práticas relacionadas à confirmação do seu recebimento na atualidade. Conheça nossas dicas!

Os comprovantes de entrega no transporte de carga

Uma dúvida muito comum relacionada aos comprovantes de entrega é quais documentos podem ser utilizados com esta finalidade, incluindo quem deve assiná-los e quem deve ficar com sua guarda.

Para nossa legislação atual, existem dois documentos capazes de comprovar a entrega de uma carga. Conforme o artigo 19 do Convênio 6/89 do SINIEF – Sistema Nacional de Informações Econômico Fiscais, publicado no DOU – Diário Oficial da União de 21 de fevereiro de 1.989, com a redação dada pelo Ajuste SINIEF 14/89, publicado no DOU de 30 de agosto de 1.989, a 2ª via do conhecimento de transporte pode servir como comprovante de entrega, ou seja, este é o primeiro documento legalmente aceito para a comprovação de entrega da carga nos multimodais: rodoviário, aéreo, ferroviário, marítimo, fluvial etc. Para tanto, a 2ª via do conhecimento de transporte deve ser assinada e datada pelo destinatário, sem conter ressalvas no verso do documento, quando este é impresso.

O segundo documento legalmente aceito é o canhoto da nota fiscal, igualmente assinado e datado pelo responsável pelo recebimento da carga. É interessante também registrar o nome e a função do recebedor, quando esses ainda não constarem no documento.

O comprovante de entrega da carga, seja a 2ª via do conhecimento de transporte, ou o canhoto da nota fiscal, é propriedade do transportador e deve ser mantido arquivado pelo prazo de cinco anos, para consultas fiscais.

Esclarecidas as possibilidades legais relacionadas aos comprovantes de entrega no transporte de carga, passamos para outro grande problema para quem fornece o serviço de transporte: a agilidade dos processos que dependem do documento de comprovação da entrega.

Gestão dos comprovantes de entrega

No fluxo de trabalho das transportadoras, o comprovante de entrega é necessário para dar continuidade à gestão do serviço. Quando o processo depende de um comprovante impresso, pode levar muitos dias para que o documento seja entregue à administração, que só depois pode comunicar ao cliente sobre a conclusão da entrega. Na prática, isso significa lentidão para concluir o serviço e, consequentemente, para receber o valor do frete.

Outra situação muito comum é quando o cliente da transportadora solicita a conferência do comprovante de entrega. Quando os comprovantes são impressos, eles podem ser armazenados em outro lugar, diferente de onde o gestor está alocado. Além do custo de armazenar inúmeros documentos, pode haver dificuldade em acessá-los, por conta de sua localização, e ainda há a chance de perder esta documentação com vazamentos, rasuras, incêndio ou outros acidentes.

Agilidade na comprovação da entrega

Considerando todos estes problemas e visando trazer mais agilidade ao processo de confirmação da entrega, muitas transportadoras estão apostando em sistemas digitais de confirmação de entrega. Os sistemas on-line permitem acompanhar, em tempo real, o processo de entrega da carga e ainda agilizam a resposta ao cliente sobre o status do serviço contratado.

Com os softwares dedicados à gestão de entrega das cargas, tornou-se possível:

•        Compartilhar informações em tempo real e acessá-las por vários dispositivos

Através de qualquer computador, incluindo tablets e smartphones, é possível acessar os softwares para gestão de entregas, que geralmente funcionam de maneira on-line. Dessa forma, basta o motorista estar conectado à internet para atualizar o status da entrega e, em tempo real, o gestor ser atualizado sobre qualquer mudança. Da mesma maneira, o gestor também pode notificar o motorista facilmente durante toda a operação, incluindo comunicar a adição de novas operações diretamente pelo aplicativo.

•         Visualizar embarques e entregas em um só lugar

Tanto o motorista quanto o gestor dedicado ao controle das embarcações podem acompanhar, numa mesma tela, todas as informações relacionadas a cada embarque e entrega pendente, além das já concluídas. Isso torna a integração entre as atividades de romaneio mais clara, além de aumentar a consciência e o controle sobre qualquer alteração na atividade.

•        Confirmar a operação através de foto, áudio ou localização por GPS

Além de receber a assinatura do responsável pelo recebimento da carga, o motorista pode gerar informações complementares sobre o andamento do serviço, como foto e áudio que registrem quem foi o recebedor, qual foi o local de entrega, qual a situação da mercadoria entregue, qual a localização do caminhão via GPS do seu smartphone, dentre outras informações do interesse da empresa de transporte e de seu cliente.

Apesar de não terem o mesmo valor legal que a 2ª via do conhecimento de transporte e do canhoto da nota fiscal, estes dados podem ser muito relevantes para o embarcador, que valoriza tanto a eficiência na entrega da carga, quanto a informação rápida e precisa sobre o andamento do serviço.

•        Buscar entregas usando o código de barras de documentos fiscais

Os sistemas on-line de gestão de entregas podem incluir a opção de escaneamento de código de barras, uma função que facilita a busca por informações de determinada entrega. Apontando a câmera de um smartphone para o código de barras do DACTE, por exemplo, o software identifica qual é a entrega a qual aquele documento se refere e apresenta as informações atualizadas sobre seu status.

Isso permite imenso controle de cada operação, prevenindo, tanto o motorista quanto o gestor, de cometerem algum erro durante o processo de entrega.

• Dar respostas rápidas aos clientes

Qualquer questionamento por parte do cliente sobre o serviço solicitado pode ser rapidamente consultado e confirmado no sistema de integração on-line. Além disso, é mais fácil compartilhar a informação com o cliente de maneira digital, incluindo as fotos, os áudios e a assinatura de quem recebeu a carga, quando se tratar de uma assinatura digital.

Tendência digital

Nos últimos anos, temos acompanhado uma tendência à digitalização no ramo dos transportes, tanto de documentos, quanto de processos. As notas fiscais e os compromissos de transporte eletrônicos (CT-e) foram apenas os primeiros passos para que empresas e autônomos do setor se iniciem nos processos digitais. Como sua transportadora se encontra em relação às tecnologias digitais? Quais atividades você acredita que ficaram melhores com a virtualização? Compartilhe sua opinião com a gente deixando seu recado aqui abaixo!