8 dicas para você ter o melhor software de gestão logística

Nos últimos meses, a transportadora vem crescendo a passos largos no mercado e as demandas por serviços logísticos não param de chegar. Com isso, as atividades que antes podiam ser feitas por uma pequena equipe, agora precisam de um grande time de funcionários para serem realizadas, além de processos mais dinâmicos e complexos para que o atendimento em larga escala seja possível. Neste cenário, recorrer à adoção de um software de gestão logística é inevitável, já que ele permite a melhoria do desempenho dos processos e possibilita que o trabalho dos gestores e de sua equipe funcione de forma adequada.

No entanto, de nada adianta adquirir um software complexo, no qual os colaboradores têm dificuldades de usar e os responsáveis não consigam acompanhar os processos. Por outro lado, uma solução muito simples não terá a capacidade de garantir a eficiência das tarefas e ajudar os gestores em suas tomadas de decisão. Para ajudar na sua escolha, preparamos um passo a passo com os 10 pontos fundamentais que devem ser considerados na hora da adoção de um bom software, que otimize a gestão e os processos logísticos da sua transportadora e melhore a produtividade de sua equipe. Acompanhe:

1. Analise as necessidades da empresa

O primeiro passo para a escolha de um bom software de gestão é avaliar as necessidades da sua transportadora, incluindo as mais específicas. Qual a demanda que ela precisa atender? Qual a complexidade dos processos de entrega? Quais as funcionalidades que os gestores necessitam para realizar uma gestão eficaz? É necessário criar tarefas ou basta um ambiente de troca de informações? Que tipos de documento precisam ser trocados entre as equipe? Não apenas estas, mas outras perguntas também precisam ser feitas pelos responsáveis para terem um bom parâmetro e conduzirem sua busca de forma eficaz.

2. Identifique seus objetivos

Depois de analisar as necessidades de sua transportadora, identifique as funções mais relevantes que o software deve executar. Faça perguntas como: usarei o software para gerar relatórios? Para engajar meus funcionários através do intercâmbio de informações? Ou ele apenas atuará como um repositório de documentos de entregas? Assim, você conseguirá configurar a solução de acordo com as necessidades da sua empresa e promover treinamentos com informações claras, eliminando o desperdício de tempo com orientações sobre funcionalidades que eles não irão utilizar em seu dia a dia. 

3. Veja se o software é acessível remotamente

Nos últimos anos, os softwares de gestão vêm evoluindo a ponto de substituir softwares locais sem comprometer os processos logísticos e a segurança da transportadora, graças a cloud computing (computação em nuvem). Ao adotar esta tecnologia, a empresa terá um imenso ganho de mobilidade, já que ela dá aos gestores e funcionários a possibilidade de acessarem, de maneira remota, todos os documentos e informações relacionadas às entregas. Além disso, as soluções hospedadas na nuvem são fáceis de serem implantadas, são amigáveis para sua equipe e podem ser facilmente atualizadas para novas versões.

4. Dê preferência à simplicidade

Numa equipe, há pessoas que têm mais disposição de usar um software complexo do que outras. Para sanar esta questão, opte por uma solução simples, que seja intuitiva, fácil de usar e que se adeque aos processos logísticos da transportadora. Lembre-se de que a melhor opção é aquela que pode ser utilizada por qualquer funcionário, permitindo que todos tenham acesso às informações das entregas e ajudem na solução dos problemas. Os melhores fornecedores de software de gestão logística do mercado oferecem a possibilidade do cliente customizar suas ferramentas gratuitamente, além de realizarem a integração com quaisquer sistemas da organização.

5. Considere o longo prazo

Já pensou na possibilidade de sua transportadora não ter a eficiência e rapidez necessárias para lidar com o crescimento? Isso não apenas acarretaria a perda de grandes oportunidades de negócios, como também de vantagens competitivas no mercado. Por isso, na hora de adotar o seu software, considere as demandas futuras, e não somente as que estão em andamento em sua empresa. Pense na escalabilidade não como um recurso adicional, mas como uma necessidade. Hoje, graças a escalabilidade proporcionada pela nuvem, as empresas só pagam por aquilo que consomem – o modelo pay-per-use, o que dá a solução a possibilidade de acompanhar o crescimento do seu negócio.

6. Confira a compatibilidade da solução

Utilizar inúmeros sistemas de gestão totalmente diferentes pode gerar uma grande confusão em toda a empresa. Um bom software de gestão logística é aquele que é amigável e compatível com outros programas, o que proporciona a impressão de relatórios, o envio de documentos para outros colaboradores através de mensagens de e-mail e até a integração com outros softwares de gerenciamento. Tudo isso ajudará a tornar os processos de entrega mais dinâmicos e cada vez mais ágeis e eficientes.

7. Envolva os colaboradores no processo de escolha

Muitos gestores acham que a escolha de um software depende apenas deles. Mas a escolha da solução também deve contar com a participação dos membros da equipe, já que eles também utilizarão o software. Ao envolve-los nessa tarefa, você acaba estimulando os colaboradores, fazendo com que eles explorem todo o potencial do software, e tomando decisões mais assertivas.  

8. Questione sobre o atendimento

O último ponto a ser considerado na hora da adoção de um bom software está relacionado ao atendimento que o fornecedor presta ao usuário. É importante que a transportadora conte com esse suporte para tirar quaisquer dúvidas, dar opiniões e explorar todas as funcionalidades da ferramenta adotada. Também é importante verificar se ele oferece suporte na migração e atualização do software, além de uma metodologia de treinamento que será aplicada a equipe para a sua devida adaptação ao novo sistema.

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