8 dicas para você ter o melhor software de gestão logística

Nos últimos meses, a transportadora vem crescendo a passos largos no mercado e as demandas por serviços logísticos não param de chegar. Com isso, as atividades que antes podiam ser feitas por uma pequena equipe, agora precisam de um grande time de funcionários para serem realizadas, além de processos mais dinâmicos e complexos para que o atendimento em larga escala seja possível. Neste cenário, recorrer à adoção de um software de gestão logística é inevitável, já que ele permite a melhoria do desempenho dos processos e possibilita que o trabalho dos gestores e de sua equipe funcione de forma adequada.

No entanto, de nada adianta adquirir um software complexo, no qual os colaboradores têm dificuldades de usar e os responsáveis não consigam acompanhar os processos. Por outro lado, uma solução muito simples não terá a capacidade de garantir a eficiência das tarefas e ajudar os gestores em suas tomadas de decisão. Para ajudar na sua escolha, preparamos um passo a passo com os 10 pontos fundamentais que devem ser considerados na hora da adoção de um bom software, que otimize a gestão e os processos logísticos da sua transportadora e melhore a produtividade de sua equipe. Acompanhe:

1. Analise as necessidades da empresa

O primeiro passo para a escolha de um bom software de gestão é avaliar as necessidades da sua transportadora, incluindo as mais específicas. Qual a demanda que ela precisa atender? Qual a complexidade dos processos de entrega? Quais as funcionalidades que os gestores necessitam para realizar uma gestão eficaz? É necessário criar tarefas ou basta um ambiente de troca de informações? Que tipos de documento precisam ser trocados entre as equipe? Não apenas estas, mas outras perguntas também precisam ser feitas pelos responsáveis para terem um bom parâmetro e conduzirem sua busca de forma eficaz.

2. Identifique seus objetivos

Depois de analisar as necessidades de sua transportadora, identifique as funções mais relevantes que o software deve executar. Faça perguntas como: usarei o software para gerar relatórios? Para engajar meus funcionários através do intercâmbio de informações? Ou ele apenas atuará como um repositório de documentos de entregas? Assim, você conseguirá configurar a solução de acordo com as necessidades da sua empresa e promover treinamentos com informações claras, eliminando o desperdício de tempo com orientações sobre funcionalidades que eles não irão utilizar em seu dia a dia. 

3. Veja se o software é acessível remotamente

Nos últimos anos, os softwares de gestão vêm evoluindo a ponto de substituir softwares locais sem comprometer os processos logísticos e a segurança da transportadora, graças a cloud computing (computação em nuvem). Ao adotar esta tecnologia, a empresa terá um imenso ganho de mobilidade, já que ela dá aos gestores e funcionários a possibilidade de acessarem, de maneira remota, todos os documentos e informações relacionadas às entregas. Além disso, as soluções hospedadas na nuvem são fáceis de serem implantadas, são amigáveis para sua equipe e podem ser facilmente atualizadas para novas versões.

4. Dê preferência à simplicidade

Numa equipe, há pessoas que têm mais disposição de usar um software complexo do que outras. Para sanar esta questão, opte por uma solução simples, que seja intuitiva, fácil de usar e que se adeque aos processos logísticos da transportadora. Lembre-se de que a melhor opção é aquela que pode ser utilizada por qualquer funcionário, permitindo que todos tenham acesso às informações das entregas e ajudem na solução dos problemas. Os melhores fornecedores de software de gestão logística do mercado oferecem a possibilidade do cliente customizar suas ferramentas gratuitamente, além de realizarem a integração com quaisquer sistemas da organização.

5. Considere o longo prazo

Já pensou na possibilidade de sua transportadora não ter a eficiência e rapidez necessárias para lidar com o crescimento? Isso não apenas acarretaria a perda de grandes oportunidades de negócios, como também de vantagens competitivas no mercado. Por isso, na hora de adotar o seu software, considere as demandas futuras, e não somente as que estão em andamento em sua empresa. Pense na escalabilidade não como um recurso adicional, mas como uma necessidade. Hoje, graças a escalabilidade proporcionada pela nuvem, as empresas só pagam por aquilo que consomem – o modelo pay-per-use, o que dá a solução a possibilidade de acompanhar o crescimento do seu negócio.

6. Confira a compatibilidade da solução

Utilizar inúmeros sistemas de gestão totalmente diferentes pode gerar uma grande confusão em toda a empresa. Um bom software de gestão logística é aquele que é amigável e compatível com outros programas, o que proporciona a impressão de relatórios, o envio de documentos para outros colaboradores através de mensagens de e-mail e até a integração com outros softwares de gerenciamento. Tudo isso ajudará a tornar os processos de entrega mais dinâmicos e cada vez mais ágeis e eficientes.

7. Envolva os colaboradores no processo de escolha

Muitos gestores acham que a escolha de um software depende apenas deles. Mas a escolha da solução também deve contar com a participação dos membros da equipe, já que eles também utilizarão o software. Ao envolve-los nessa tarefa, você acaba estimulando os colaboradores, fazendo com que eles explorem todo o potencial do software, e tomando decisões mais assertivas.  

8. Questione sobre o atendimento

O último ponto a ser considerado na hora da adoção de um bom software está relacionado ao atendimento que o fornecedor presta ao usuário. É importante que a transportadora conte com esse suporte para tirar quaisquer dúvidas, dar opiniões e explorar todas as funcionalidades da ferramenta adotada. Também é importante verificar se ele oferece suporte na migração e atualização do software, além de uma metodologia de treinamento que será aplicada a equipe para a sua devida adaptação ao novo sistema.

Estas dicas foram úteis para você? Tem alguma outra que queira compartilhar com a gente? Deixe-a nos comentários!

Leia também nosso post ensinando como escolher seu fornecedor de software de logística!

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Como resolver os problemas de sua transportadora?

A busca incessante pela qualidade é um dos grandes objetivos de qualquer transportadora, já que ela é considerada um dos elementos chave para o seu sucesso estratégico, além de gerar ganhos de vantagens competitivas para a organização e mantê-la em uma posição acima da concorrência no mercado. O controle de qualidade, por sua vez, tem como principal função analisar, pesquisar e prevenir a ocorrência de problemas e defeitos existentes nos processos, visando garantir a excelência nos serviços prestados.

E no universo da gestão da qualidade, uma das metodologias mais usadas pelos gestores para solucionar problemas nas mais diversas áreas da empresa é o MASP (Método de Análise e Solução de Problemas). Sua utilização proporciona a organização de ideias para montar um processo de gestão voltado às ações preventivas e corretivas, de maneira a detectar falhas e propor procedimentos para a melhora contínua dos processos. A seguir, veja como utilizar a ferramenta MASP para resolver os problemas de sua transportadora e torna-la mais competitiva:

A definição, funcionamento e importância do MASP (QC Story)

Esta metodologia foi desenvolvida a partir do método QC-Story, que foi um detalhamento e desdobramento do ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Adjust). Conceitualmente, ela é composta de passos e sub-passos pré-definidos para a escolha de um problema, análise de suas causas, determinação e planejamento de um conjunto de ações que consistem em soluciona-lo, verificação do resultado da solução e realimentação do processo para o aperfeiçoamento do aprendizado e da própria forma de aplicação em ciclos posteriores.

A utilização do MASP garante uma abordagem lógica e estruturada na solução de problemas. Através da aplicação de um processo por etapas, os gestores conseguem evitar especulações relacionadas a falhas, utilizar vários caminhos simultaneamente para sana-las e avaliar e administrar melhor o tempo investido em uma solução. A equipe responsável pela gestão da qualidade, por sua vez, consegue planejar a atividades, monitorar o seu desempenho, avaliar os resultados e tomar decisões mais assertivas a respeito do problema e sua efetiva solução.

E caso as ações nas sejam suficientes, é possível incluir novas atividades ou até mesmo refazer a análise das hipóteses. Dessa forma, a transportadora obtém subsídios suficientes para combater, com agilidade e eficácia, os problemas que ocorrem em seus processos de transporte, identificar e eliminar as suas causas raízes e implantar ações para evitar a reincidência, para que assim possa oferecer serviços de transporte de qualidade e melhorar sua competitividade no mercado.

Os processos da metodologia

O MASP é composto por oito processos, que devem ser seguidos na seguinte ordem:

1. Identificação do problema

• Definir o problema e reconhecer sua importância;
• Elaborar o seu histórico;
• Fazer o balanço das perdas atuais e ganhos viáveis;
• Estabelecer metas a alcançar;
• Nomear responsáveis pela execução do MASP.

2. Observação

• Investigar as características específicas do problema através da coleta de dados e da observação no local, com base em uma visão ampla e sob diferentes pontos de vista;
• Elaborar um cronograma;
• Estimar um orçamento;
• Definir a meta a ser atingida.

3. Análise

• Descobrir as causas fundamentais;
• Estabelecer hipóteses, definindo e justificando as causas;
• Promover a verificação e o teste das hipóteses;
• Elaborar contramedidas à causa fundamental;
• Averiguar possíveis efeitos indesejáveis.

4. Plano de Ação

• Definir uma estratégia de ação;
• Elaborar um plano de ação para o bloqueio das causas fundamentais.

5. Ação

• Divulgar o plano através de reuniões e treinamentos;
• Executar as medidas para bloquear as causas fundamentais;
• Checar resultados obtidos.

6. Verificação

• Comparar os resultados obtidos com os previstos;
• Listar efeitos colaterais não previstos, positivos ou negativos;
• Verificar a continuidade ou não do problema, bem como o grau de eficácia do plano de ação.

7. Padronização

• Definir mudanças que devem ser incorporadas ao Procedimento Padrão Operacional;
• Treinar pessoal;
• Prevenir contra o reaparecimento do problema.

8. Conclusão

• Elaborar relatório sobre o MASP e analisar os resultados;
• Recapitular todo o processo de solução do problema para trabalho futuro.

Exemplificação no âmbito do transporte

Citaremos, como exemplo, o caso de uma transportadora fictícia que atua em 3 estados brasileiros, possui em sua carteira mais de 50 clientes e conta com uma frota de  caminhões. Como estratégia, montou um grupo multidisciplinar denominado TOP (Time de Otimização de Processos). Este tem por objetivo montar equipes de trabalho eficientes, aperfeiçoar processos para que suportem a prestação de serviços logísticos de qualidade, identificar problemas que afetem a performance da transportadora e promover ações para o atendimento das necessidades dos clientes e do mercado.

Os gestores do time TOP tem um perfil pragmático e são treinados com base na metodologia MASP e em outras ferramentas de gestão da qualidade, para poderem enfrentar o desafio de ensinar os demais e participar de reuniões de análise de problemas. Além destes trabalhos, o TOP é realizador de treinamentos, gerenciando a qualidade, acompanhando as melhorias sugeridas pelo grupo e elaborando cronogramas para o desenvolvimento e término do trabalho. 

Um dos problemas analisados pelo grupo está relacionado aos acidentes rodoviários envolvendo os caminhões da empresa ocorridos no ano de 2014, desde simples quebras de peças que atrasaram as entregas até eventualidades mais graves, que puseram em risco a carga dos clientes. Neste caso, o grupo aplicou o MASP para o desenvolvimento de um programa de prevenção de acidentes visando eliminar as causas encontradas. As etapas desta metodologia permitiram a avaliação completa das ocorrências de acidentes, a partir da definição dos principais problemas e causas, implementação de soluções e verificação de sua eficácia. Os resultados apontaram:

• Os acidentes próximos a terminais de clientes foram apontados como os mais representativos na gravidade total do problema;
• Determinação da ausência de mão de obra qualificada, procedimentos logísticos inadequados, falta de manutenção nos veículos e compra de peças de baixa qualidade;
• Criação de um programa de prevenção de acidentes comprovadamente eficaz;
• Avaliação das partes do programa de prevenção que precisam de melhorias.

Os indicadores de desempenho de qualidade foram monitorados através de um painel executivo e fóruns de qualidade. E para alinhar as ações do grupo TOP, os administradores da transportadora realizaram uma avaliação anual denominada CAM (Ciclo de Aprendizado e Melhoria). As ações do TOP contribuíram para a redução da gravidade de acidentes ocorridos, que passou de 65% em 2014 para 25% em 2015, o que demonstra a efetividade do programa. O grupo dará continuidade a trabalhos futuros, analisando as operações de transporte de acordo com a metodologia MASP.

Você já utiliza a metodologia MASP (QC Story) em sua empresa? Que problemas ela ajudou a identificar e elaborar ações corretivas e preventivas? Conte para a gente suas dúvidas e experiências nos comentários!

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7 dicas para criar um roteiro de entregas eficiente

Grande parte do sucesso dos procedimentos de logística depende do planejamento. Neste sentido, planejar o roteiro das entregas a serem realizadas pela empresa em determinado período de tempo permite aumentar a eficiência destas, diminuir os erros e otimizá-las financeiramente. Alguns princípios simples podem ser adotados pela equipe de operações, de forma a encontrar soluções satisfatórias no que se refere à roteirização e programação das entregas. Confira algumas dicas que podem trazer grandes contribuições para o desenvolvimento de rotas e cronogramas eficientes na sua empresa:

7 passos para melhorar seus roteiros de entregas

1. Atente às paradas próximas

Organizar um roteiro de entrega com base no agrupamento das paradas localizadas mais próximas entre si é uma ótima solução para minimizar o tempo de tráfego entre elas. Procure carregar os caminhões com volumes a serem entregues em destinos próximos.

2. Faça um planejamento semanal

As paradas a serem realizadas em dias diferentes também devem ser agrupadas de forma a evitar superposições nos roteiros. Assim, diante da necessidade de realizar diferentes paradas em diferentes dias da semana, procure programar cada um deles, segmentando os roteiros e combinando os destinos.

3. Comece pela parada mais distante

Iniciar o planejamento dos roteiros pelas paradas mais distantes do depósito é uma boa dica para o desenvolvimento de roteiros mais eficientes. Selecione estas paradas e agrupe as demais em torno delas de acordo com a carga do veículo utilizado para a entrega. Esta medida contribui para o planejamento dos agrupamentos, minimizando os tempos de viagem e as distâncias a serem percorridas. 

4. Monte roteiros em forma de lágrima

Ao olhar para os roteiros dos veículos de entrega em um mapa, é ideal que os pontos de parada sequenciados assumam a forma de uma gota. Salvo os casos em que ocorram restrições de tempo ou paradas para a coleta, esta forma faz com que sejam evitadas as superposições nos roteiros.

5. Utilize os maiores veículos disponíveis

O ideal para o planejamento de um roteiro de entregas eficiente é que seja adotado um único veículo com capacidade para servir todas as paradas. Assim, alocar os veículos com maior capacidade é uma boa dica para minimizar as distâncias a serem percorridas e o tempo total para a realização das entregas.

6. Combine as coletas nas rotas de entrega

As coletas tendem após a realização de todas as entregas, quando as paradas são servidas. O ideal, porém, é que sejam realizadas ao longo do andamento do roteiro, de forma a minimizar as superposições. Para realizar esta combinação, é importante estar atento aos diferentes veículos utilizados, bem como ao tamanho e grau de obstrução das mercadorias a serem transportadas.

7. Adote meios de entrega alternativos

É muitas vezes interessante avaliar a possibilidade de se adotar um meio de entrega alternativo para paradas que se encontrem muito fora dos agrupamentos de rota planejados. Principalmente para aquelas de menor volume, podem ser adotados veículos menores, ou até mesmo contratadas empresas terceirizadas. Procure avaliar, assim, para casos específicos, a viabilidade econômica desta opção. 

E na sua empresa, como vem sendo realizado o planejamento dos roteiros de entregas? Compartilhe suas experiências conosco nos comentários!

E quer saber quais são as vantagens de usar a tecnologia no processo de entrega? Confira em nosso post sobre o uso da tecnologia para rastrear e monitorar entregas

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