Certificado Digital: Você está usando o correto para a sua operação?

Emitentes de documentos fiscais eletrônicos, desde a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), até o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), são obrigados a assinar os documentos com um Certificado Digital, que é um arquivo de computador que identifica e autentica a autoria do documento. Este arquivo, geralmente, contém as seguintes informações: chave pública; nome e endereço; validade da chave pública; Autoridade Certificadora que emitiu o certificado digital; número de série e assinatura digital.

Para a emissão de documentos fiscais eletrônicos, existem dois tipos de certificados, o A1 e o A3. A principal diferença entre eles é o método de geração e armazenamento das chaves. É importante para o empreendedor que saiba exatamente qual comprar e tome a melhor decisão. A fim de que você escolha exatamente o que atenda às suas necessidades, apresentamos nesse post um pouco sobre cada um, listando suas vantagens e desvantagens.

Certificado digital A1

O que é:

É um arquivo de identificação gerado e armazenado no próprio computador da empresa.

Vantagens:

• A senha do certificado não precisa ser gravada (só é solicitada na instalação), evitando perdas de senha e uso indevido.
• O acesso ao certificado é restrito a quem utiliza o computador no qual está instalado.
• A emissão de notas fiscais eletrônicas é feita de forma mais fácil (não solicita senha).
• Pode ser instalado em mais de um computador, tornando o uso mais fácil.
• Custa em média R$165,00 (mais barato do que o A3).

Desvantagens:

• É preciso fazer a cópia de segurança do certificado, pois em caso de problemas no computador, será necessária a compra de outro certificado.
• Tem validade de apenas um ano.

Certificado digital A3

O que é:

É arquivo de identificação armazenado num cartão com chip, cujo uso se dá através de uma leitora de cartões.

Vantagens:

• É armazenado em um cartão, que pode ser levado e instalado em qualquer computador.
• É considerado mais seguro, uma vez que todas as operações são realizadas com o chip existente no cartão.
• Tem validade de três anos.

Desvantagens:

• Só pode ser utilizado em um computador de cada vez.
• A senha do certificado deve ser revelada a todos que forem utilizá-lo e precisa ser digitada a cada utilização.
• Fica sujeito a roubos ou danos no chip.
• Necessita da compra de uma leitora de cartões.
• O custo é de R$ 465,00 (cartão + leitora).
• É preciso ter atenção na digitação da senha, pois caso a senha seja digitada errada repetidas vezes, será necessária a compra de outro.

Para decidir qual certificado é melhor para a empresa, o empreendedor deve analisar, entre as opções, qual satisfaz melhor suas necessidades, já que um deles é fixo e só pode ser utilizado em um local específico e o outro pode ser transportado para onde seja necessária a utilização. A diferença entre os prazos de validade também é importante, já que a falta de renovação ou atualização do certificado no prazo correto vai impedir a emissão de documentos fiscais eletrônicos, causando rejeições e, até mesmo, passivos fiscais.

Alguns sistemas de automatização da emissão dos documentos fiscais já realizam a validação dos certificados na hora do preenchimento, como é o caso da plataforma Hive.cloud, que garante a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e) e do Manifesto de Documentos Fiscais eletrônicos (MDF-e) em menos de um minuto. Experimente grátis clicando aqui.