Seu cliente reclama de entregas fora do prazo? Saiba como resolver esse problema!

Problema recorrente no dia a dia das transportadoras, as reclamações relacionadas a entregas fora do prazo podem ser evitadas com um conjunto de ações que qualquer gestor pode começar a implementar hoje mesmo. Conheça o passo a passo da solução que propomos!

Passo 1) Identificar Causas

Quais são as causas de suas entregas fora do prazo? Essa pergunta simples pode parecer bastante complicada para muitos transportadores que não controlam o passo a passo de sua operação. Por essa razão, faz parte da solução começar a identificar os fatores que estão causando os atrasos em sua entrega, para, então, planejar como contornar estes problemas.

Para conseguir isso, é necessário registrar todos os passos relacionados à entrega. Os sistemas TMS (Transportation Management System) são perfeitos para esta função, pois permitem controlar a qualidade e a produtividade de todo o processo logístico. Além disso, possuir um bom sistema de rastreamento permite observar o andamento da entrega e até registrar ocorrências, como uma interdição na via ou a ausência do destinatário.

Alguns problemas que podem resultar no atraso da entrega são: atrasos na coleta, má gestão do armazém, erros na emissão dos documentos fiscais, falhas operacionais no veículo de transporte, acidentes de trânsito, dentre outros.

Outras vezes, o atraso se dá por um imprevisto alheio à gestão do transporte, como nos casos de desastres naturais, interdição na rota de entrega, ausência do destinatário, falta de espaço no armazém do recebedor e até mesmo casos de erros na nota fiscal passada pelo cliente, com consequente apreensão da carga nos postos de fiscalização.

Passo 2) Propor Melhorias

Uma vez identificadas as causas das entregas fora do prazo, pode-se partir para as melhorias na operação.

Caso o problema seja identificado como falha da gestão interna, devem ser planejadas melhorias pontuais sobre ele. Por exemplo: se você encontrou erros recorrentes relacionados à emissão dos documentos fiscais, precisa entender como emitir estes documentos sem erros. Caso haja má gestão do armazém, pode ser preciso investir em um sistema WMS (Warehouse Management System).

No caso de problemas que não têm relação com a gestão interna, é possível estabelecer um contrato com acordo de níveis de serviço (SLA) e ficar prevenido de prejuízos incalculáveis.  O contrato deve estabelecer as obrigações da transportadora e do cliente e determinar como responsabilizar cada parte em caso de imprevistos ou mau cumprimento das funções.

Passo 3) Monitorar a Operação

Após identificar os problemas que mais provocam entregas fora do prazo e definir como se prevenir deles, é hora de monitorar se as mudanças serão implementadas como o planejado.

Para isso, deve-se utilizar os mesmos sistemas de gestão e rastreamento indicados no passo 1 e acompanhar se a execução das tarefas está seguindo os padrões desejados. Com um monitoramento ativo, é possível fazer modificações na operação durante sua própria execução, o que permite corrigir falhas rapidamente e realizar a entrega dentro do prazo estabelecido.

Você conseguiu identificar em quais dos 03 passos sua transportadora está errando? Você pode deixar seu recado no espaço abaixo contando pra gente como pretende eliminar suas entregas fora do prazo. Participe!